На данный момент в Пенсионном фонде России (ПФР) состоит на учете более 60 млн. застрахованных лиц, пенсионные отчисления по которым производит около 6,3 млн. юридических лиц. Такое количество участников пенсионной системы предъявляет высокие требования к эффективности ее работы. Механизмы сбора и учета данных, контролирования поступающих средств должны быть максимально эффективны и продуманы.
Работу по совершенствованию системы учета сотрудники ПФР не останавливают ни на минуту. Последние достижение технического прогресса и средств администрирования ложатся в основу обновлений форм документов. Так, 2020 год стал важным этапом в процессе улучшения работы системы. Важные изменения форм документов персонифицированного учета затронули несколько видов отчетности.
Но также необходимо учитывать, что зачастую обновления существенно изменяют порядок заполнения отчетов и сотрудники должны вовремя адаптироваться к новым правилам. Подробное рассмотрение текущих изменений поможет кадровикам предприятий грамотно и эффективно работать с системой учета, а также позволит избежать получения штрафов, размеры которых могут быть довольно существенными.
Что это такое
Необходимость активного внедрения персонифицированного учета стала ясна еще в середине 90-х годов, когда большинство граждан, особенно в регионах РФ, вообще не знало, что такое СНИЛС, а громадный объем информации о начислениях сотрудника ПФР приходилось обрабатывать вручную. Конечно, со стороны Фонда постоянно велась разъяснительная работа и людям подробно объясняли, что это за новые «зеленые карточки», но в целом ситуация оставалась плачевной.
Кардинальные изменения произошли в начала 00-х годов, когда впервые был применен электронный документооборот. Его использование существенно облегчило возможность ведения индивидуального, персонального учета. Современные программные комплексы эффективно собирали и хранили информацию, необходимую для начисления пенсий гражданам РФ. Причем все действия выполнялись в автоматическом режиме, без участия человека.
Особенность работы комплекса персонифицированного учета заключалась в том, что для его функционирования необходимы совместные действия как работодателя, так и сотрудников ПФР. Поскольку первичная информация о пенсионных начислениях граждан поступает в систему Пенсионного фонда от работников кадровых отделов. Слаженная работа стала залогом успешного функционирования комплекса сбора и учета.
Назначение, цели и функции
В соответствие с законодательством, в частности ФЗ «О персонифицированном учете», индивидуальный учет является средством сбора и хранения информации о всех застрахованных в системе гражданах РФ. Данная средство призвано реализовывать пенсионные права жителей России.
По законам РФ индивидуальному учету подлежат следующие группы:
- резиденты РФ, осуществляющие трудовую деятельность на основании договоров;
- иностранные граждане, проживающие в РФ на постоянной или временной основе;
- иностранные граждане, временно пребывающие в России и заключившие трудовой договор на срок более 6 месяцев.
Полученная системой информация хранится на протяжении всей жизни ее клиентов. Также и после смерти застрахованных лиц сведения о пенсионных отчислениях продолжают храниться на заранее установленный срок. Передача посмертных данных в ПФР производится по специальной форме, а вся передаваемая информация является конфиденциальной.
По закону застрахованным лицом является тот, кто заключил с работодателем официальный трудовой договор или договор гражданского характера, а также выполняет свои трудовые функции. Страхователем же является работодатель, который может быть как юридическим лицом, так и индивидуальным предпринимателем.
Система индивидуального учета включает такие составляющие, как:
- регистрация лиц в системе;
- корректировка размера пенсии;
- накопление информации о доходах, стаже работников;
- накопление информации о трудовой деятельности лица до регистрации в системе;
- передача информации о данных хранящихся на лицевом счете зарегистрированному лицу.
Образец платежки на уплату пенсионных взносов в 2020 году можно посмотреть тут.
Сама система персонифицированного учета необходима для выполнения следующих функций:
- создание информационной базы для исполнения законов РФ;
- усиление вовлеченности граждан в процесс накопления пенсии;
- упорядочивание процесса управления и распределения платежей;
- создание условия для назначения пенсии зарегистрированному лицу;
- обеспечение достоверности данных, необходимых для начисления пенсии;
- создание условий для эффективного контроля своевременности поступления взносов.
Какие произошли изменения форм документов персонифицированного учета
В начале 2020 года произошли важные изменения форм документов персонифицированного учета. Постановление ПФР ввело девять новых форм документов индивидуального учета, в том числе и страховое свидетельство. Изменения вступили в силу с февраля, в это же время утратили актуальность старые формы документов, принятые в июне 2020 года.
В соответствие с постановление ПФР были обновлены формы следующих документов:
| Документ застрахованного лица | АДВ-1 |
| Сопроводительная документация | АДИ-5 |
| Заявление об обмене страхового свидетельства | АДВ-2 |
| Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства | АДВ-3 |
| Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования | АДИ-7 |
| Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | АДИ-1 |
| Запрос об уточнении сведений (АДИ-2); опись документов, передаваемых страхователем в ПФР | АДВ-6-1
Скчать образец АДВ-6 |
| Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования | СЗВ-К |
Для каждой из вышеперечисленных форм ПФР разработал детальное пособие по заполнению. Несмотря на важность изменений их объем невелик, поэтому проблем с заполнением документа у грамотных специалистов возникнуть не должно.
Заполнение АДВ-1
Важные обновления произошли в документе АДВ-1, который работодатель отправляет в ПФР для того, чтобы работник мог получить СНИЛС. Теперь в обновленной форме необходимо указывать гражданство не только иностранцам, как того требовала старая версия документа, но и гражданам России.
Заполнение пункта «гражданство» является обязательным для резидентов РФ, для выполнения требования в соответствующей строке необходимо указать «Россия». Введение изменения обосновывается необходимостью обеспечения бесперебойной работы автоматической системы обработки документов.
Коснулись обновления и пункта «место рождения». Так, если зарегистрированное лицо проживает в населенном пункте, являющимся столицей субъекта федерации, то само название региона указывать не нужно. Название областей, краев или республик прописывается только в том случае, если лицо проживает в селе, деревне, пгт и т.п.
Отмена печатей
Федеральный закон от 2020 года снял с коммерческих организаций обязательство иметь круглые печати. Хотя данная мера существенно облегчила существование малых предприятий, она также создала и некоторые трудности.
Например, по прошествии полутора лет с принятия указанного закона постановление ПФР от 2006 года продолжало требовать от организаций проставления в документах, подающихся в ПФР, круглой печати. Касалось данное требования и документов индивидуального учета застрахованных лиц.
Ясно, что такое требование ПФР нарушало федеральное законодательство, поэтому сотрудники фонда исправили ситуацию. Новое постановление ПФР гласит, что проставлять круглую печать должны только те предприятия, у которых она имеется. Данное требование указывается в пункте 8 Постановления.
Классификатор параметров
В соответствие с постановлением от 2006 года коды, необходимые для заполнения форм документов индивидуального учета, содержатся в Классификаторе параметров. В свою очередь Классификатор параметров содержит несколько ссылок на ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ».
Но поскольку с начала 2020 года все вопросы, связанные с начисление пенсий застрахованным лицам, решаются опираясь на положения нового ФЗ «О страховых пенсиях», указанные ссылки классификатора стали неактуальны. Поэтому новое постановление ПФР внесло изменения в классификатор и заменило ссылки на устаревший закон.
Сроки сдачи отчетов и штрафы на их нарушения
Постановление ПФР обязывает работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) подавать две основные формы отчетов: РСВ-1 и СЗВ-М. Периодичность подачи первого документа составляет один квартал, второго — один месяц.
Подробные даты сроков сдачи находятся в соответствующих инструкциях, обычно крайний срок сдачи отчета СЗВ-М это 10-12 число следующего месяца. При этом возможен перенос крайнего срока сдачи в случае, если он приходится на выходной или праздничный день. Нарушение сроков подачи отчетности несет для работодателя последствия в виде штрафов. Также наказание последует в случае подачи некорректной информации.
Штраф за несвоевременную сдачу документа составляет 5% от суммы всех взносов за период отчетности. Штраф начисляют за каждый месяц. В то же время размер штрафа не может быть меньше одной тысячи рублей или больше 30% от суммы отчислений. Минимальный штраф будет накладываться и в том случае, если в ПФР не будут отправлены пустые формы.
Если при проверки отчетов ПФР обнаружатся нарушения заполнения или недостоверность подаваемой информации, то на работодателя также будет наложен штраф. Его размер составит 5% от всех отчислений за квартал. Данный вид взыскания производится только по решению суда.
Из нашей статьи вы узнаете все о фиксированных страховых взносах для ИП за 2020.
Здесь можно узнать, сдают ли ИП с работниками форму СЗВ-М.
