Трудовая книжка – документ, который обязателен к предъявлению при поступлении на работу. Это требование закона закреплено в Трудовом кодексе 65 статьей. Утеря трудовой книжки представляет серьезную проблему для гражданина, поскольку она относится к документам строгой отчетности.
Информационный фон, предвещающий отмену трудовых книжек, существует достаточно давно. Связано это с тем, что для выплат, которые рассчитываются на базе трудового стажа, с 1997 бумажный экземпляр книжки практически не применяется.
Тем не менее, для предоставления пенсий и некоторых субсидий наличие трудовой книжки является одним из обязательных пунктов. Восстановление трудовой книжки пока является необходимостью. Этот процесс представляет собой создание дубликата, в который вносятся данные о трудовой деятельности гражданина.
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Следует разобраться в том, как восполнить потерю и восстановить утраченные записи, куда обращаться.
Возможные причины утери
К утере трудовой книжки относятся:
- фактическая утрата;
- повреждения, в результате которых информация, содержащаяся в ней, становится недоступной;
- некорректные записи;
- неверно проставленные печати.
Окончание трудовой книжки не является причиной для получения дубликата. В этом случае сотрудники отдела кадров добавляют в неё дополнительные листы.
Выяснение причин утраты документа необходимо для того, чтобы понять, кому предъявлять претензии и с кого требовать восстановления документа.
С момента создания трудовой книжки и появления в ней первой записи, мест её хранения может быть два. Либо она храниться по месту службы работника, если же гражданин не трудоустроен, документ находится у него на руках. Исходя из этого, причиной утраты могут быть либо действия работника, либо проблемы могут возникнуть у его работодателя.
Восстановлением будет заниматься та сторона, по чьей вине произошла утрата трудовой книжки:
| По вине работника | За хранение документа отвечает, прежде всего, его владелец.
Пока трудовая книжка находится на руках у гражданина, её отсутствие может быть обосновано:
Форс-мажорные обстоятельства или намеренные действия третьих лиц по порче документа не освобождают гражданина от ответственности за документ. Восстановление книжки и восполнение утраченных данных полностью ляжет на него. Придется получить подтверждение от каждого работодателя в том, что гражданин являлся сотрудником предприятия, какую занимал должность и в течение какого срока являлся там сотрудником. Следует помнить, что новый бланк документа, если он поврежден или утерян гражданином, будет платным. |
| По вине работодателя | Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства России.
Пропажа документа по вине сотрудников организации, в которой работает гражданин, накладывает на них обязанность по сбору всех данных и созданию копии трудовой книжки. Это также относится к тем случаям, когда непосредственная вина персонала отсутствует, например, если на предприятии произошла кража или пожар. Ответственность кадровой службы:
Поэтому, по закону, пока гражданин трудоустроен, восстановлением обязана заниматься организация, в которой он работает. Если в результате возникновения форс-мажорных обстоятельств, например, воздействия стихии, произошло массовое уничтожение трудовых книжек работников, в помощь предприятию исполнительной властью региона выделяются дополнительные сотрудники. В их полномочие входит сбор данных и восстановление записей. При отсутствии документальных подтверждений, члены такой комиссии имеют право восстановить стаж на основании свидетельских показаний. Восстановление утраченного документа начинается с написания заявления. Если действующий сотрудник потерял или испортил документ, ему следует обратиться в отдел кадров на своем предприятии. Если документ утрачен в тот момент, когда гражданин не является официально трудоустроенным, обращаться следует на последнее место работы. |
Заявление
Чтобы получить дубликат утерянной трудовой книжки, заявление следует составлять по определенным правилам:
- «Шапка» документа должна содержать наименование организации и ФИО заявителя.
- «Тело» заявления должно содержать просьбу о создании дубликата (выдачу его на руки или изготовление).
- Также в содержании должна быть указана причина утраты документа.
- В заявлении чаще всего прописывают, что заявитель знает о необходимости оплатить новый бланк и согласен сделать это.
- Можно дополнить заявление правовыми основаниями, дающими заявителю законную возможность запрашивать изготовление новой трудовой книжки, и сроками исполнения обязательств.
Указывая причину утери трудовой книжки, подтверждать её документально не обязательно. Это не относится к краже документа, которую следует подтвердить копией обращения в полицию. Если причины иные, и доказательства утраты существуют, лучше приложить их к заявлению.
Рекомендуется предоставить трудовую книжку, если она испорчена, но находится у работника в наличии. В этом случае в заявлении делается приписка о приложении документа.
Образец заявления может выглядеть следующим образом*:
Кому: Директору ООО «Главстрой» Иванову Г.С.
(название должности, наименование организации, ФИО руководителя)
От менеджера по работе с юридическими лицами
Комарова Ю.И.
(ФИО и должность заявителя)
ЗАЯВЛЕНИЕ № ___
15.01.2017 мне был выдан оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд. 16.01.2017 документ был у меня украден.
В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить мне её дубликат на основании пункта 31 Постановления Правительства России N 225.
К заявлению прилагаю: документы о предыдущих местах работы и копию заявления в полицию о краже.
___________________ Подпись сотрудника
___16.01.2017__(дата создания заявления).
*все имена и названия являются вымышленными, любое совпадение случайно.
Сотрудникам отдела кадров работник должен предоставить все сведения, которые подтверждают трудовой стаж.
Заявление составляется в двух экземплярах. На том, который остается у работника проставляется номер входящего документа из регистрационного журнала и дата поступления заявления в секретариат.
В случае, если секретарь отказывает в проставлении данных, необходимо отправлять заявление заказным письмом, с описью вложенных документов. В этом случае роль отметки о вручении будет играть корешок квитанции и почтовое уведомление о получении.
На основании заявления составляется приказ о создании дубликата трудовой книжки.
Необходимые документы
Требования к предоставлению документов, позволяющие оформить дубликат трудовой книжки исходят из той информации, которая должна быть в неё внесена.
При идеальных условиях оформленный повторно документ должен в точности повторять утерянный. Однако на практике такое бывает редко. Сложности при восстановлении трудовой книжки возникают у тех работников, которые часто меняли места службы.
Восстановление стажа — процесс трудоемкий. При нем необходимо собрать документальные доказательства работы с каждого предприятия и организации, где гражданин занимал какую-либо должность за свою трудовую деятельность.
Документы должны быть представлены либо оригиналами, либо представлять собой копии, заверенные подписями и печатями организаций, выдавших их.
Подтвердить стаж работы можно:
- трудовым договором;
- справкой с предыдущих мест работы;
- приказом, который составлялся при приеме на службу или увольнении с неё;
- приказом о смене должности или переводе в другое подразделение фирмы;
- квитанциями о получении заработной платы;
- справками из архивов или судебными решениями.
Наличие оригинальных печатей и подписей является обязательным на каждом из подтверждающих документов.
Если ответственность за восстановление документа лежит на гражданине, ему проще собрать необходимую информацию, чем работодателю, в связи с действием закона о персональных данных. Придется обосновать свой запрос и доказать, что он производится в интересах работника.
Если вся информация имеется в наличии, документ должен быть оформлен, согласно правилам:
- записи осуществляются в хронологическом порядке, начиная с данных о первом месте работы;
- в раздел бланка «Дата» вписывается день, месяц и год события (приема на работу, перевода, получения поощрения или выговора, увольнения и т.д.);
- в разделе «сведения» описывается наименование организации, событие (поступление на службу с указанием должности, перевод на иную должность, получение поощрения или взыскания, увольнение и т.д.);
- последний раздел предназначен для указания оснований для наступления событий, в нем указываются номера и даты приказов и постановлений, сделанных в отношении работника.
В отличие от оформления оригинала, в дубликате допускается вписывать в качестве оснований не сами приказы и постановления, а реквизиты документов, которые содержат ссылки на них.
Поскольку собрать все документы о предыдущих местах службы гражданина не всегда возможно, определен минимальный набор записей.
В него входят:
- возможность указать общий стаж работы без уточнений о местах работы и рабочих периодах;
- информация, если она имеется, о награждениях, поощрениях;
- информация о профессии, квалификации, специальности и должности гражданина;
- необходимость указать причину создания дубликата (номер заявления и приказа).
Если имеются данные об увольнении или переводах, они также подлежат внесению в документ.
Сроки
Тридцать первый пункт Постановления Правительства №255 обязывает специалистов отдела кадров изготовить и предоставить дубликат в установленные сроки восстановления трудовой книжки, которые соответствуют 15 дням и начинаются после подачи заявления.
Начинать отсчет следует, руководствуясь следующим:
- датой отсчета служит то число, которым заявление внесено в реестр входящих документов;
- если заявление было отправлено по почте, отсчет начнется с момента вручение, подтвержденного уведомлением;
- на текущего работодателя установленный срок не распространяется.
Выдача дубликата действующим сотрудникам на руки возможна только в исключительных случаях, под роспись и обязательна при увольнении.
Если предприятие ликвидировано
Получение подтверждения о работе может потребоваться тогда, когда предприятие, на котором работал гражданин, уже перестало существовать.
Порядок действий в таком случае следующий:
- Выяснение статуса предприятия. Ликвидация фирмы не всегда означает, что она канула в лету. Возможно, произошла смена юридического лица. В этом случае у фирмы существует правопреемник и именно к нему следует обратиться за информацией и документами.
- Если у правопреемника отсутствуют необходимые документы, придется обратиться в судебную инстанцию, заручившись поддержкой как минимум двух свидетелей. Они должны будут подтвердить, что гражданин действительно работал на ликвидированной фирме, его должность и срок службы.
- При фактической ликвидации предприятия, следует обратиться за подтверждением стажа в архив. Закрываясь, организация обязана передать свой внутренний документооборот именно в местные архивы. Это требование закреплено на законодательном уровне.
- Если информация отсутствует и в архиве, для подтверждения стажа гражданину также потребуется судебное разбирательство.
Таким образом, восстановить данные о работе на ликвидированном предприятии можно либо документом, выданным и заверенным правопреемником, архивной справкой или решением суда.
Если есть копия
Наличие ксерокопии трудовой книжки существенно ускоряет процесс создания дубликата. Если документ правильно заверен, нет необходимости дополнительно собирать данные с каждого места работы.
Копия считается юридическим документом, если она заверена на последнем месте работы гражданина подписью руководителя и печатью организации, либо подтверждена нотариально. Заверителем также может выступать специально уполномоченный сотрудник предприятия, например, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.
В части организаций порядок создания копий закреплен правовыми нормативами. Тогда данное действие совершается в обязательном порядке.
Если гражданин имеет на руках заверенную копию:
- утратив оригинал трудовой книжки, подается заявление о создании дубликата;
- к нему прикладывается заверенная копия документа;
- дубликат создается на основе сведений, содержащихся в копии, исключая все записи, признанные в ней недействительными.
Создание заверенной копии не обязанность, а желание работодателя. В интересах сотрудника написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки при поступлении на работу и при увольнении. Согласно третьему пункту общих положений Постановления Правительства №255, выдать заверенную копию работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Самостоятельно заверить трудовую книжку можно в нотариате.
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухучета.
Хотите узнать, как создать электронную подпись для Госуслуг — переходите сюда.
Восстановление записей в трудовой книжке
Закон позволяет работодателям не восстанавливать записи в полном объеме при отсутствии данных о предыдущих местах службы гражданина. Если последний желает полностью восстановить данные, ему придется собрать всю необходимую информацию самостоятельно.
Если трудовая книжка утеряна, и гражданин не может самостоятельно вспомнить все места службы, можно обратиться в пенсионный фонд. Именно там можно получить справку, где будут содержаться данные, которые позволят восстановить сведения о работодателях в хронологическом порядке.
На основе этих данных гражданин сможет лично обойти все организации и собрать подтверждающие его работу документы.
Суд
К основным случаям, при которых восстановление трудовой книжки происходит через суд, относятся:
- отказ работодателя в оформлении дубликата;
- отсутствие данных о работе сотрудника на одном или нескольких предприятиях;
- отказ работодателя признать гражданина своим работником.
Через суд можно восстановить отдельную запись или полный документ. Второй вариант предпочтительнее, так как, несмотря на длительность, процесс по сбору всех необходимых данных возьмет на себя судебная система.
Именно в суде можно подтвердить факт работы показаниями свидетелей. Приглашать следует граждан, которые работали с истцом совместно. Наличие у них трудовых книжек с записями о работе на спорном предприятии будет являться косвенным подтверждением правдивости их показаний.
Иногда суд – единственный вариант повлиять на работодателя, нарушающего права сотрудника. Но, тем не менее, это крайняя мера. Дл начала стоит обратиться в трудовую инспекцию. Возможно, вопрос можно будет решить на её уровне, и это будет гораздо быстрее, чем судебная тяжба.
Пенсионный Фонд
Поскольку пенсионные отчисления регулярно производятся работодателями за каждого имеющегося сотрудника, возможность восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд вполне логична.
Получить сведения из пенсионного фонда абсолютно бесплатно может как гражданин, так и организация. Для этого следует составить заявление. К нему нужно приложить документы, имеющиеся на руках, которые прямо или косвенно подтверждают стаж гражданина.
Допускается личная подача заявления, а также его почтовое отправление. В этом случае необходимо отправлять заказное письмо с описью и уведомлением.
Формируется ответ в течение 10 дней с момента подачи запроса. Справка из пенсионного фонда содержит сведения о стаже, местах и периодах работы.
Восстановление данных, к сожалению доступно не всегда. Это связано с тем, что учет персональных данных пенсионным фондом ведется не так давно. Отсутствующие данные за длительный срок можно получить через местный госархив.
Государственный архив
Архив, который может располагать документацией по трудоустройству гражданина, располагается в том месте, где зарегистрировано или было зарегистрировано предприятие. Если фирмы, где работал гражданин, находятся в разных регионах, придется посылать несколько запросов в разные архивы.
Следует быть готовым к тому, что процедура получения архивной справки занимает много времени и будет удачной только в том случае, если документы в архиве сохранились.
Услуги и помощь
Помощь в восстановлении основных документов предлагают различные фирмы, включая те, которые организованы государством:
| Наименование организации | Описание услуги | Телефон |
| Best2NDFL |
|
+74991107793 |
| Консультация-труд.рф |
|
+74996494639 |
| Трудовая инспекция (Москва и Московская область) | Защищает права работников, которые ущемляются работодателями, в нарушении последними законодательства и норм трудового права. Предписание, выставленное трудовой инспекцией, обязательно к исполнению.
Обращаться в организацию следует в случае, если:
|
+74993224565 |
Судебные процессы и трудовые споры, относительно восстановления трудовых книжек помогут решить юристы по трудовому и гражданскому праву. Работа негосударственных фирм, помогающих восстановить трудовую книжку, платная. Цена зависит от того, какой вид услуг оказан гражданину.
Стоит быть внимательным, так как на рынке услуг существует большое количество мошенников, продающих фиктивные документы, а также предлагающих восстановление трудовых книжек. Чаще всего с реальным восполнением данных они не имеют ничего общего, а представляют собой заполнение бланка со слов, незаверенных копий и на основе другой неподтвержденной информации.
Кроме того такие фирмы часто используют для заверения поддельные печати. Эта деятельность преследуется по закону и может добавить гражданину дополнительные неприятности помимо отсутствия трудовой книжки.
Трудовой стаж
Понятие трудового стажа, о наличии которого свидетельствует трудовая книжка, является основой для социальных выплат гражданам.
Обобщенное понятие трудового стажа делится на подвиды:
- страховой;
- общий;
- специальный;
- и непрерывный.
Каждый из них зависит от определенных факторов:
| Страховой |
|
| Общий | В зачет общего трудового стажа идет любая работа, а также деятельность, являющаяся общественно полезной.
В него включаются:
Пенсия, назначаемая по возрасту доступна гражданам, при наличии у них 25 лет общего стажа для мужчин и 20 — для женщин. |
| Специфический | Наличие этого вида стажа, полученного в результате работы повышенной опасности и в специфических условиях, дает гражданину право на повышающие коэффициенты при расчете пенсий и пособий. Образец такого стажа – работа на вредных производствах. |
| Непрерывный |
|
При поиске новой работы
Часто поиск новой работы провоцирует граждан на сокрытие трудовой книжки:
- когда человек уволен по статье, с неудобной формулировкой;
- трудовая изобилует выговорами:
- претендуя на хорошую должность, гражданин стесняется предъявить трудовую книжку, так как старое место работы, по его мнению, не соответствует должному статусу.
Новый работодатель не несет ответственность за наличие у будущего сотрудника трудовой книжки до момента его поступления на работу. Его задача – принять трудовую книжку в общем пакете документов, либо, при её отсутствии, создать новую.
Если организация является первым местом работы гражданина, трудовая книжка заводится на чистом бланке. Если книжки нет, то возможно оформление новой, с указанием данных о стаже на основании предоставленных подтверждающих документов. При этом новая книжка не будет считаться дубликатом.
Все чаще идут разговоры о том, что молодым людям до 30 лет вообще нет необходимости заниматься оформлением дубликата, так как их пенсионные отчисления зафиксированы в пенсионном фонде и в будущем не будут нуждаться в ином подтверждении. Однако, насколько это утверждение верно, пока не наступило будущее, неизвестно.
Пока трудовая книжка является единственным документом, позволяющим доказать наличие стажа, её необходимо беречь. При порче и утрате, надо постараться восстановить документ оперативно, чтобы избежать потери данных о стаже.
Существуют ли отличия МСФО от РСБУ в преобладании сущности и формы операций.
Примеры расчета и применения индекса доходности смотрите здесь.
Чтобы выяснить, каковы отличия между ИП и ПБОЮЛ, ознакомьтесь с этим материалом.
