Наличие 2-НДФЛ при приёме на новую работу

В момент подачи документов сотруднику потребуется предоставить 2-НДФЛ на новую работу. Это правило действует в том случае, если ранее человек уже был трудоустроен и уволился. Выдается справка предыдущим работодателем.

Сведения, содержащиеся в документе, потребуются для расчета стандартного вычета на детей и других видов выплат. Право на их получение имеют граждане до момента, пока совокупный доход с начала года не превысит 350 000 рублей. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько денег уже было выплачено работнику в начала года другим работодателем.

В некоторых случаях предоставление 2-НДФЛ не требуется. Эта норма касается работников, у которых отсутствует право на какие-либо вычеты.

Зачем она нужна

Справка, имеющая форму 2-НДФЛ требуется учреждениям, предоставляющим отчетность в Налоговую службу. Она содержит сведения о доходах и налогообложении, применяемом к физическим лицам. Также документ требуется работникам. Он предоставляется по письменному запросу лица.

Налоговыми агентами являются работодатели.

К ним относят:

• учреждения;
• индивидуальных предпринимателей;
• адвокатов, ведущих частную практику;
• нотариусов;
• зарубежные фирмы, имеющие подразделения на территории Российской Федерации.

Они обязаны рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет налоги с физических лиц, принятых на работу. Для правильного расчета создаются специальные регистры. В них учитываются доходы работников, вычеты и налоги. Регуляция деятельности производится в соответствии со статьей 230 (пункт 1) Налогового кодекса РФ.

На основании информации из регистров каждый год до 1 апреля формируется справка 2-НДФЛ на каждого сотрудника. Данные направляются в Налоговую службу по всем лицам, которые получали заработную плату в отчетном периоде.

При наличии в компании более 25 человек документация может иметь электронную форму. Если трудящихся лиц меньше данного значения, то передаются бумажные справки. Дополнительный отчет каждый квартал работодатели ведут по форме 6-НДФЛ.

Индивидуальным предпринимателям не нужно на себя формировать справку 2-НФДЛ. Они подают отчетность в виде декларации.

При несвоевременном предоставлении справок работодателя можно привлечь к административной ответственности. Если налоговый инспектор обнаружит ошибочные сведения в документе, то 2-НДФЛ готовится в исправленном варианте. При этом новая форма направляется как в инспекцию, так и сотруднику.

В соответствии с третьим пунктом 230 статьи Налогового кодекса РФ выдача справки работнику производится на основании его заявления. Документ должен быть подготовлен в течение трех дней после обращения сотрудника. Эта норма отражена в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

Работнику документ может понадобиться в некоторых случаях.

Среди них выделяют:

• увольнение и трудоустройство на новое место (для расчета отпускного и больничного пособия, налогового вычета);
• оформление кредита в банковской организации;
• выдачу пособий;
• подачу документов на начисление пенсии.

Справка должна содержать сведения за тот период, который необходим работнику. Важно брать промежуток не более трех лет, за которые был получен доход. При этом выдача документа производится неограниченное количество раз. Работник может получить несколько оригиналов справок.

Многие люди не знают, зачем предоставлять справку 2-НДФЛ на новую работу. Документ является важным для определения размера стандартных налоговых вычетов.

На основании справки бухгалтер оценивает сумму дохода, полученную работником с начала года даже при осуществлении трудовой деятельности в другой организации. Это важно для того, чтобы определить наличие права на вычет. Ведь предоставление его возможно только до момента достижения дохода лица суммы в 350 тысяч рублей.

В соответствии с пунктом 1 статьи 218 НК РФ вычет не может быть рассчитан, если доход лица больше данного значения. Оценить размер бухгалтер может именно из справки 2-НДФЛ. Если же гражданин отказался предоставлять документ, в оформлении стандартного вычета ему будет отказано.

Статья 218. Стандартные налоговые вычеты

Важно знать, имеет ли работник право на вычет по закону. Если основания для его предоставления отсутствуют, то справку 2-НФДЛ приносить на новую работу необязательно.

Где это важно

Выдача справки, отражающей налог на доходы физических лиц, производится по месту трудовой деятельности. Работник должен обратиться в бухгалтерию с заявлением, на основании которого готовится 2-НДФЛ. Работодателю отводится три дня на удовлетворение просьбы на безвозмездной основе.

В документе выделяют пять важных разделов:

• персональные данные сотрудника;
• наименование и реквизиты работодателя;
• облагаемый 13% налога доход;
• наличие вычетов с кодовым обозначением;
• общая сумма дохода, вычета и налога, который был удержан.

После подготовки справку нужно передать на подпись руководителю учреждения. Также на документе ставится печать организации.

Не все знают, за какой период можно запросить сведения. Работодатель обязан предоставить данные за то время, которое сотрудник работает у него. При смене нескольких мест трудовой деятельности на протяжении года информация за общий период будет определяться на основании всех справок, полученных в каждой организации.

Иногда справки подделываются. Чаще всего прибегают к таким незаконным действиям граждане, которые хотят получить одобрение заявки на выдачу займа в банке. Но делать этого не стоит, так как информация проверяется кредитными организациями.

• в случае самостоятельного заполнения документа допускаются ошибки в реквизитах и кодовых обозначениях;
• банк может направить запрос в Налоговую инспекцию;
• проверка может быть проведена при требовании банка внести сведения в собственную разработанную форму.

Срок действия справки не органичен законодательно. При оценке ее действительности ориентируются на актуальность сведений в определенный период. А это зависит от того, куда гражданин передает документ по требованию.

Многие физические лица посещают налоговую службу для получения вычета по уплаченному налогу. В этом случае оформляется 2-НДФЛ. Несмотря на отсутствие срока годности справки, налоговики предусматривают возврат удержаний только за последние три года. Поэтому справка на более длительный период будет являться неактуальной.

Кто должен готовить

Подготовкой справки 2-НДФЛ занимается бухгалтер учреждения. Он должен быть знаком с порядком проведения расчетов и отражения сведений.

Налоговый период начинается в начала года. Поэтому общая сумма заработной платы определяется с 1 января. Но некоторые сотрудники устраиваются с середины периода. В этом случае для расчета вычетов и общего дохода ориентироваться необходимо на справку 2-НДФЛ, выданную по прошлому месту работы.

Готовится документ бухгалтером по заработной плате.

Он должен отразить в нем:

• фамилию, имя, отчество и адрес по месту регистрации работника;
• наименование учреждения, идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН предприятия;
• заработную плату за каждый месяц года с 1 января;
• выплаты, не являющиеся зарплатой (отпускные, больничные и декретные пособия, премиальные, материальную помощь);
• налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные);
• общий размер дохода с начала года;
• подоходный налог, начисленный и удержанный за весь период.

После подготовки документа обязательно ставится дата его составления. Важно зарегистрировать справку в специальном журнале.

На новом месте работы 2-НДФЛ может понадобиться и сотруднику. Документ необходим при неправильном подсчете вычета или неприменении его ранее. Бумага передается в Налоговую службу.

2-НДФЛ на новую работу, как аналог справки

При поступлении на новое место работы важно предоставить справку о заработной плате. Форма разработана приложением к Приказу Министерства труда. Документ предоставляется в бухгалтерию для проведения расчет пособия и социальной выплаты.

Часто сведения требуются женщинам, уходящим в отпуск по беременности и родам. Вместо справки о зарплате может быть выдана 2-НДФЛ. Однако она не может заменить ее, так как в документах отражается разная информация.

При отсутствии документа бухгалтер проводит расчет пособия на основании данных, которые имеются у него. Эта норма отражена в законодательных актах. В результате женщина может получить меньшую сумму, чем та, которая рассчитывается в соответствии со средним заработком. Поэтому работница должна быть заинтересована в том, чтобы передать справку на работу.

Проблем с получением документа не должно возникнуть. Каждый работник вправе обратиться по месту бывшей работы для оформления справки. В соответствии с действующим законодательством бумага готовится в течение трех дней после обращения гражданина. Если сделать все вовремя и в срок можно получить все выплаты, положенные работнику.

Как это стоит оформить

Справка о размере заработной платы предоставляется лицом по новому месту осуществления трудовой деятельности. Форма документа утверждена Приказом Минтруда России №182н, изданном 30 апреля 2020 года.

Справка содержит сведения о выплатах, которые были произведены работнице за последние два года. Также в документе отражаются данные о взносах, перечисленных на последующую выплату пособия при наступлении временной нетрудоспособности и уходе в отпуск по беременности и родам.

Закон №182н

Справка предоставляется в бухгалтерию. На основании нее будут проводиться расчеты пособия по временной нетрудоспособности в момент работы на новом месте. Для определения размера пособия учитываются выплаты, которые были перечислены сотруднику за последние два года. Ориентироваться сотруднику бухгалтерии необходимо на часть 1 статьи 14 ФЗ №255-ФЗ, изданный 29 декабря 2006 года.

Работодатель с предыдущего места должен подготовить справку о заработной плате. Форма документа утверждена Приказом №182н Минтруда России 30 апреля 2020 года. Выдача производится в последний день работы при расчете сотрудника.

Также работник может обратиться после увольнения за справкой. Ему необходимо будет составить письменное заявление. В соответствии с запросом работодателю отводится три дня на предоставление сведений.

Детали вычета

Заработная плата сотрудника является налоговой базой. С нее производится исчисление подоходного налога, удерживаемого ежемесячно с работников в пользу государственного бюджета.

Некоторые работники имеют низкий уровень дохода. Также гражданам предоставляют льготы определенного характера. При наличии этих условий государством оказывается помощь гражданину. Налоговая база уменьшается на определенное количество денежных средств. Уменьшенная сумма считается налоговым вычетом.

Вычетом называют те средства, которые не подлежат налогообложению при расчет подоходного налога. Для понимания сути необходимо рассмотреть пример.

Работник получает заработную плату 10 000 рублей ежемесячно. В соответствии с законом необходимо удержать с нее 13% подоходного налога. Сумма составит 1 300 рублей. Таким образом работник получит на руки 8 700 рублей.

При наличии права на вычет в 3 000 рублей налоговая база уменьшается на данное значение. Поэтому расчет 13% будет производиться не с 10 000, а с 7 000 рублей. Таким образом подоходный налог составит 910 рублей. Работнику будет произведена выплата 9 090 рублей. Ежемесячно при применении налогового вычета сотрудник будет иметь 390 рублей экономии налоговых отчислений.

Налоговые вычеты предусматриваются нескольких видов. Но уровень заработной платы может повысить только стандартный.

Справка 2-НДФЛ важна для работодателей, принимающих новых сотрудников. Поэтому при поступлении на работу гражданину необходимо заранее позаботиться о ее оформлении по прежнему месту трудовой деятельности.