Начало 2019 года принесло с собой нововведение для работодателей: начиная с этого времени они должны каждый месяц подавать в Пенсионный фонд информацию про численность работающих в их организации особ, которая имеет вид пофамильного списка. Сведения про сотрудников вносятся в специальную форму СЗВ-М. Эта обязанность сохранилась и в 2019 году.
Данные предоставляется о тех людях, с которыми подписаны трудовые контракты, а также договора гражданско-правового характера. Несмотря на то, что контроль за перечислением практически всех страховых взносов перешел в ведение налоговой службы, сведения про персонифицированный учет по-прежнему интересуют Пенсионный фонд.
Пенсионный фонд несколько раз пересматривал форму, по которой должен подаваться отчет СЗВ-М. С начала 2019 года пенсионщики ввели для работодателей обновленный электронный формат, который вступил в силу с 8 января текущего года. Если организация не будет соблюдать данное требование относительно формы подачи, ей грозит выдача отрицательного протокола.
Ежемесячная отчетность в Пенсионный фонд
Ежемесячный отчет СЗВ-М был введен в связи с тем фактом, что, начиная с 2019 года, вступил в силу федеральный закон №385 про прекращение индексации страховой части пенсионных выплат тех пенсионеров, которые продолжают работать.
Чтобы иметь возможность осуществлять постоянный контроль за движением работников и своевременно прекращать индексацию пенсии, начиная с момента устройства пенсионера на работу, а в дальнейшем наоборот возобновлять ее, если человек уволится, и была введена данная форма отчета.
В результате работодателей обязали предоставлять отчетность персонифицированного характера как по тем работникам, которые работают на основании трудовых контрактов, так и тех, с кем организация заключила гражданско-правовые договора.
Документ, которым была утверждена форма СЗВ-М, опубликовали в феврале прошлого года, в действие же он вступил через два месяца после этого. Предполагалось, что первый отчет будет подан с апрельскими данными в срок до 10 мая. Сдача последующих ежемесячных форм происходила до 10 числа каждого месяца за предыдущий период.
Кто должен сдавать
Новая форма отчета СЗВ-М в 2019 году подается всеми работодателями, среди них:
- компании и их обособленные подразделения;
- индивидуальные предприниматели;
- нотариусы, адвокаты и другие специалисты, имеющие частную практику.
Нужно иметь в виду, что если, например, готовится отчет за апрель 2019 года, то сотрудники Пенсионного фонда ожидают, что в документ будет включена информация про всех сотрудников, выполнявших работу на основании трудового соглашения в период с 1 по 30 апреля. При этом не имеет значения вела ли какую-то деятельность компания в апреле и производились ли выплаты в этот период в пользу физических особ.
Форма СЗВ-М должна быть подана даже тогда, когда в апреле были просто заключены трудовые договора.
Позиция Пенсионного фонда относительно особ, которые работают на основании договора гражданско-правового характера менялась. Изначально предполагалось, что подавать отчет по форме СЗВ-М следует, если соблюдены такие условия: исполнитель получил вознаграждение, на сумму которого произведено начисление взносов.
Сегодня ПФР отстаивает противоположную точку зрения, которая заключается в следующем: если в апреле текущего года не выплачивалось вознаграждение по гражданско-правовому договору и взносы на сумму выплаты не начислялись, то при подготовке формы СЗВ-М все равно следует включать таких внештатников. Это связано с тем, что они числятся в компании.
Таким образом, чтобы разобраться, кого из застрахованных особ следует включать в форму, а кого нет, нужно руководствоваться тем:
- какой вид контракта был подписан с конкретным человеком;
- действовал ли данный договор в том месяце, за который предоставляется отчет: если соглашение действовало даже один день, его нужно включать в форму;
- начислялась ли и выплачивалась заработная плата или иного рода вознаграждения в этот период не имеет никакого значения.
Изменения в новом году
Новая форма отчета СЗВ-М в 2019 году предполагает применение некоторых новых правил, по которым происходит сдача отчета.
При подготовке отчета следует учитывать следующее:
- Произошли изменения срока сдачи отчетной формы. Новый термин сдвинут на 5 дней вперед, то есть подача отчета должна быть осуществлена до 15-ого числа ежемесячно за предыдущий месяц.
- Пенсионный фонд имеет право наложить штраф на работодателя, если вместо электронной формы отчета он подаст бумажную. Это распространяется на те организации, в которых работает от 25 сотрудников. В таком случае сдача отчета может быть исключительно в электронном виде.
- Опасность представляют ошибки, допущенные в индивидуальных номерах плательщиков налогов. Начиная с текущего года ИНН является обязательным элементом персонифицированного учета. В форме СЗВ-М отображение данного реквизита не является непременным, однако его следует отображать в обновленном расчете по страховым взносам, а именно в разделе, который касается персонифицированного учета. Представители налоговой инспекции и Пенсионного фонда проводят сравнение персональных данных сотрудников компании в общей базе. С нового года ПФ имеет больше возможностей для осуществления проверки и выписки штрафа. В прошлый период было нереально отследить номер каждого налогоплательщика, поэтому такие ошибки не приводили к штрафным санкциям.
- Если в форме СЗВ-М будут обнаружены ошибки, это грозит штрафом не только самой организации, но и ее руководству, а также главному бухгалтеру.
- Фондом утвержден новый формат СЗВ-М, который и следует использовать с начала года.
Образец заполнения новой формы отчета СЗВ-М в 2019 году
Сформировать форму СЗВ-М достаточно просто и обычно это не вызывает никаких сложностей. Документ содержит стандартную шапку, в которой указывается информация идентификационного характера про отчитывающуюся организацию, а также таблица в которую вносятся данные сотрудников.
Среди обязательных реквизитов, которые нужно указать в шапке:
- регистрационный номер организации, присвоенный органами Пенсионного фонда;
- индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет (КПП), если есть;
- сокращенное название компании.
Тут вы узнаете все про личные страховые взносы ИП в 2019 году.
В данной форме отсутствуют графы, в которых следует указывать адрес и контактные данные организации, которые часто присутствуют в иного рода официальных документах. В шапке нужно указать отчетный период, а также тип предоставляемого отчета.
Тип может быть:
| «исх» | Это предполагает, что документ подается в первый раз за определенный месяц. |
| «доп» | В этом случае подразумевается, что отчет является дополняющим или корректирующим к ранее поданному документу. |
| «отмн» | Отчет отменяет данные, поданные ранее. |
В табличной части следует заполнить:
- номер записи по порядку;
- полностью фамилия, имя, отчество работника;
- номер его СНИЛС;
- идентификационный код.
Важно понимать, что без СНИЛС форма отчета не будет принята Пенсионным фондом, то есть это обязательный реквизит, который должен быть прописан в отчете. Что же касается ИНН, то внесение сведений о нем не носит обязательный характер. Номер может быть указан только на того работника, по которому имеются подобного рода данные.
Сведения о работнике вносятся в форму на протяжении месяца и в том случае, когда он был уволен. Бланк подписывает руководитель организации, после чего ставится дата, когда он был заполнен и печать компании, если она имеется.
Таким образом, форма отчета состоит из четырех разделов:
- Информация про страхователя.
- Отчетный период.
- Тип отчета.
- Данные про застрахованную особу.
Образец заполнения формы СЗВ-М:
Бумажный и электронный вариант
В начале декабря 2019 года было принято постановление Российского Пенсионного фонда, которым утверждена новая электронная форма СЗВ-М, по который должны подаваться данные по персонифицированному учету в 2019 году. Создается она в формате XML, кодировка, используемая при этом, UTF-8.
Для того, чтобы подготовить корректный отчет за очередной месяц 2019 года, нужно посетить официальный сайт Пенсионного фонда России, войти в раздел Работодателям и бесплатно скачать там модуль проверки отчета. Начинать следует с версии 2.12.
Сроки подачи
Предполагается, что отчет СЗВ-М должен подаваться работодателями ежемесячно. До начала 2019 года термином предоставления отчета за предыдущий месяц было 10 число следующего месяца.
С наступлением же поточного года срок сдачи был смещен, и теперь организации имеют 5 дней в запасе на подготовку подобного рода отчетности. Это значит, что сдать отчет за апрель нужно до 15 мая; за май – до 15 июня и т.д. Подобные изменения вызваны внесением дополнений в Федеральный закон №27 от 1996 года.
Отчет, который сдан не вовремя, грозит применением штрафных санкций к работодателю. Из этого следует, что отправить электронный отчет лучше не в последний день, который установлен по закону, а хотя бы на один день раньше срока. В работе системы возможны различные технические сбои, случаются они не часто, однако, от этого никто не застрахован.
Возможные штрафы
Сумма штрафа, которую придется заплатить работодателю за нарушение терминов подачи формы СЗВ-М, зависит от того, какое количество работников числится в форме, сроки предоставления которой нарушены. Каждый такой сотрудник обойдется компании в 500 рублей штрафа.
Штраф в таком же размере придется заплатить не только за того работника, данные по которому не были поданы своевременно, а также по тому, чьи данные были искажены.
Учитывая это, ответственное за заполнение отчета лицо должно проверить документ перед отправкой на предмет наличия в нем ошибок. Неточность может закрасться в СНИЛС или идентификационный код человека, может затеряться один из работников, например, тот, кто работает по договору цивильно-правового характера и т.д.
Многие бухгалтера, боясь назначения штрафа, задаются вопросом, нужно ли сдавать отчет СЗВ-М, если в организации нет работников. Пенсионный фонд относительно этого дал разъяснения в своем письме от июля 2019 года. В нем сказано, что данная отчетность подается исключительно на тех сотрудников, которые работают по трудовому контракту или же контракту ГПХ. Данной рекомендацией должны руководствоваться все отделения ПФР.
Скачать свежий бланк страховых взносов в 2019 году можно далее.
Узнайте, куда сдавать РСВ-1 в 2019, отсюда.
