Как оформить подарок сотруднику в НДФЛ

Сотрудники компания получают в виде поощрения подарки от своего руководства. В таком случае и у самого работника, и у бухгалтера организации возникают вопросы, нужно ли в 2020 году платить налог на доходы физических лиц и отображать подарок сотруднику в 6-НДФЛ, облагаются ли подарки страховыми взносами, как отобразить это в бухучете и т.д.

Когда выдается подарок, это должно быть оформлено приказом по организации. Если стоимость дара больше 3 тыс. рублей, согласно статье 574 Российского Гражданского кодекса должен в письменном виде оформляться контракт дарения, сторонами которого будет компания и непосредственно работник. В случае отсутствия этого документа внебюджетные фонды имеют право начислять страховые взносы.

Что касается НДФЛ, то его начисляют, если общая стоимость подарков в год выше 4 тыс. рублей. Налог удерживается не со всей суммы, а только с той, которая превышает 4 000 руб., и удерживается он с заработка сотрудника.

Статья 574. Форма договора дарения

От кого возможен презент

Человек может получать подарки от следующих категорий дарителей:

• работодатель;
• благотворитель;
• член семьи или родственник.

Работодатели, например, могут выплачивать единовременные вознаграждения своим сотрудникам, которые приурочены ко дню рождения или иному событию. С одной стороны, такая выплата выступает в качестве подарка, с другой — является вознаграждением за работу, поскольку при определении ее размера учитывается стаж работы, должность человека, наличие у него дисциплинарных взысканий.

Учитывая это Министерство Финансов РФ в своих письмах от 2012 года разъяснило, что выплаты, связанные со знаменательными датами и прочие, которые не имеют отношения к производственным результатам труда, не должны признаваться расходами на оплату труда, поэтому облагаются подоходным налогом, если сумма стоимости подарков превышает 4 тыс. рублей за год.

Что касается получения человеком благотворительной помощи или пожертвований от различных благотворительных организаций, то в данном случае не предполагается уплата НДФЛ, если организация является официально зарегистрированной и работает в соответствии с российским законодательством. В этом случае дары чаще всего преподносятся в натуральной форме.

Подарки от родственников чаще всего не имеют большой ценности, а потому не требуют госрегистрации, исключение может составлять недвижимость, авто, земельный участок и в некоторых случаях крупные суммы денег.

Главные параметры

Для правильного оформления передачи подарка работнику и начисления налогов и взносов с данной операции, следует квалифицировать дар с позиций трудового и гражданского законодательства:

• Подарок, который не имеет отношения к трудовой деятельности, подпадает под положения Гражданского кодекса. Данный закон определяет подарок, как вещь, которая на безвозмездной основе передается от одной стороны к другой. В данном случае работодатель выступает дарителем, а сотрудник одаряемым. Передается дар на основе договора дарения, если его стоимость больше 3 тыс. рублей. Что касается формы заключения договора дарения, то при стоимости подарка до трех тысяч рублей, он может быть заключен как в устной, так и в письменной форме. Если же подарок стоит больше трех тысяч, договор заключается исключительно в письменном виде. Практика показывает, что любой договор лучше подписать на бумаге, это не даст контролирующим органам оснований сомневаться в том, что контракт имеет гражданско-правовой характер.
• Трудовой кодекс позволяет работодателю награждать сотрудников ценными подарками, которые выступают в качестве поощрения за труд. В подобном случае такой дар является частью оплаты труда, а основанием для его передачи выступает уже не договор дарения, а трудовой договор, который заключен с работником. Подобные подарки по своей сути – это производственные премии.

Взаимосвязанные нюансы

Страховые взносы

Подарки, которые работник получает от своего нанимателя по договору дарения не облагаются страховыми выплатами, это закреплено статьей 7 ФЗ №212. Связано это с тем, что подобный договор по гражданскому законодательству принадлежит к договорам, предмет которых – это переход прав собственности или иного рода вещных прав на определенное имущество.

Чтобы ни у кого не возникало сомнений, что заключен именно гражданско-правовой контракт, рекомендуется заключать его в письменной форме, независимо от стоимости подарка. Судебная практика показывает, что, если подарок выдан работнику на основании любого иного документа, а не договора дарения, на стоимость дара должны начисляться страховые взносы.

Даже если договор дарения составлен, следует тщательно проработать его наполнение, поскольку контролирующие органы могут сделать анализ условий данного документа и прийти к выводу, что подарок является элементом оплаты труда. В таком случае сделка может быть признана притворной и дело дойдет до суда.

Уплата в фонды

Если работодатель и сотрудник подписывают договор дарения, согласно положениям статьи 572 Гражданского кодекса России вещь передается одаряемому в собственность. Из этого следует, что в качестве предмета данного вида контракта выступает переход собственнических прав на предмет дарения, а это не является объектом обложения страховыми взносами, что определено Федеральным Законом №212.

Минздравсоцразвития в своем письме дал разъяснения о том, что страховыми взносами не облагаются подарки, которые переданы по договорам дарения, заключенным письменно. В силу этих же обстоятельств не начисляются и взносы в Фонд соцстрахования. Данная позиция подтверждена судебными решениями, которые основывались на том, что подобные выплаты не имеют отношения к выполнению трудовых обязанностей работником.

Статья 572. Договор дарения

Однако, некоторые судебные разбирательства заканчивались не в пользу стороны, которая приняла дар, а в пользу контролирующих структур, которые настаивали на том, что страховые взносы должны быть начислены, в связи с тем, что договор дарения хоть и заключен, но выплата все равно связана с трудовыми отношениями работника и нанимателя. При этом приводилось обоснование данной позиции и экономическая оценка.

Как в бухучёте отразить подарок сотруднику в НДФЛ

Расчеты с работниками, которые не касаются оплаты труда, отражаются с использованием счета, который называется Расчет по прочим операциям, проводимым с персоналом (его код 73). Именно этого порядка нужно придерживаться, когда выдаются подарки. Корреспонденция же в проводках зависит от того, что передается в дар.

При передаче товарно-материальных ценностей бухучёт ведется таким образом:

В том случае, когда дарят билеты на мероприятие, для учета применяется счет 50-3, предназначенный для денежных документов.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

Прочие детали

Оформление и удержание

Оформление документов по выдаче подарков заслуживает особого внимания. Независимо от того, какой подарок преподносится сотрудникам и какова его стоимость, руководитель издает соответствующий приказ по организации. Обычно подарки передают по договору дарения, который обязательно заключается в письменном виде, если стоимость дара больше 3 тыс. рублей.

Договор может быть многосторонним, если получатель не один, а несколько. К подобному документу составляется ведомость, в которой ставят подпись сотрудники, которые получили подарок.

Если вручается ценный подарок на основании ТК РФ договор дарения не составляется, поскольку такой дар является элементом оплаты труда и передается по трудовому контракту. При издании приказа относительно такого подарка в документе указывается название и стоимость вещи. В трудовой книжке делается отметка про вручение.

В случае обложения НДФЛ подарков сотрудников, удержание можно произвести при проведении ближайшей выплаты денежных средств сотруднику. Размер зависит от того, является особа резидентом России или нет. В первом случае удерживается 13%, а во втором 30%.

В том случае, если не предполагается осуществление выплат в пользу сотрудника (например, он был уволен и с ним произведен полный расчет), компания должна уведомить самого работника о необходимости уплаты НДФЛ, а также сообщить в налоговую, о том, что работодатель не имеет возможности произвести удержание.

Зависимость от стоимости и сроков

Статья 217 Налогового кодекса определяет, что не облагаются НДФЛ доходы, полученные в виде подарков от организации-работодателя, которые не превышают 4 тыс. рублей. При этом компания имеет право не отражать такой подарок сотруднику в 2-НДФЛ при подготовке данного вида отчетности.

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

В том же случае, если за год сумма подарков превысила 4 тыс. рублей, статья 226 НК говорит о том, что НДФЛ должен быть удержан. Однако, есть исключение из данного правила, например, подарок связан с рождением ребенка, и он был презентован на протяжении первого года жизни малыша. Подобный доход не будет облагаться подоходным налогом даже тогда, когда он превысит 50 тыс. рублей.

Удерживать НДФЛ следует при произведении ближайшей выплаты заработной платы сотруднику. Срок уплаты подоходного четко определен: перечисление налога в бюджет необходимо произвести не позже, чем на следующий день после того, как произведено удержание.

Важные особенности

Законодательство устанавливает определенные ограничения, которые нужно учитывать, если организация хочет сделать кому-то подарок.

Получателями подарков не могут выступать:

• государственные и муниципальные служащие;
• коммерческие структуры;
• сотрудники учреждений медицинского, образовательного, социального характера;
• иные категории, которые упоминаются в статье 575 ГК.

Прежде, чем закупать подарки, руководитель должен четко определить перечень особ, которые их должны получить. Подарки, которые закупаются для работников, зачастую отличаются от тех, которые покупают для деловых партнеров или клиентов организации, поэтому следующий шаг – это составление сметы с отражением видов презентов и их стоимости.

Когда все спланировано, руководитель издает приказ, в котором определяется, кто ответственен за закупку подарков, сроки их вручения и стоимость. Приобретение оформляется контрактом купли-продажи, при этом должны быть все необходимые первичные документы: накладная, чек, акт.

Для детей под Новый Год

Организации получают возможность закупать новогодние подарки детям, если имеют доходы от осуществления внебюджетной деятельности. Для бюджетных же структур покупка подарков возможна только тогда, когда это предусматривается сметой и на это есть разрешение вышестоящего распорядителя бюджетных денег. Покупка подарков для детей работников должна быть подкреплена документально.

Для этого подписывается приказ, в котором нужно указать:

• кто отвечает за закупку и выдачу подарков;
• сколько стоит один подарок;
• из каких средств покрываются расходы;
• сроки выдачи;
• список сотрудников и детей, которые получат подарок.

Согласно общему правилу, когда определяется налоговая база по НДФЛ, учитывать нужно все доходы, полученные налогоплательщиком в денежной или натуральной форме. В данном случае налоговая база – это рыночная стоимость подарков, которые получили дети.

Если суммарная стоимость подарка и другого вида даров, которые принимал сотрудник на протяжении года, не превышает 4 тыс. рублей, то у него не возникает обязательства платить налог.

Ребёнку выдается подарок к Новому году на безвозмездной основе, подобный шаг работодателя не расценивается, как желание наградить работника. Более того, подарки закупаются для малышей, которые не состоят в трудовых отношениях с организацией и не принадлежат к числу застрахованных особ. Поэтому уплата взносов в различные фонды также не предусмотрена.

О рисках при досрочной уплате НДФЛ: налоговики считают, что досрочно уплаченные средства — это не налог, а потому начисляют пени и штрафы на основании ст. 123 НК РФ.

Какие документы прикладывать к 3-НДФЛ — читайте далее.

Про КБК НДФЛ за сотрудников мы расскажем в нашей статье.