Как оформить приказ об утверждении расчетного листка

В соответствии со статьями 22 и 136 ТК РФ работодатель должен выплачивать трудящимся заработок дважды в месяц. Срок выдачи закрепляется в локальных актах компании.

Оплата труда представляет собой вознаграждение за выполненную работу. Ее величина зависит от профессионализма сотрудника, сложности работы, количественных и качественных показателей (ст. 129 ТК РФ).

Заработок фиксируется в трудовом соглашении в соответствии с действующей на предприятии системой оплаты труда. Она устанавливается Колдоговором, Положением и иными внутренними документами в соответствии с законодательством о труде.

Статья 129. Основные понятия и определения

Статья 22. Основные права и обязанности работодателя

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

Главные моменты

С момента принятия ТК РФ в 2002 году статьей 136 документа установлена обязанность предприятия информировать трудящихся о том, из чего складывается их заработок. В 2012 году в статью внесли поправки, касающиеся содержания расчетного листка.

Зарплата состоит из следующих элементов (ст. 135 ТК РФ):

Фиксированная ставка	Оклад, тариф.
Выплаты компенсационного характера	За вредность, территориальные, прочие.
Стимулирующие выплаты	За стаж, квалификацию, премии и т. д.

Статья 135. Установление заработной платы

Госучреждение, например, школа утверждает положение о распределении стимулирующей части заработка между сотрудниками на основании оценки их труда за период.

Обзор понятия

Расчетный квиток представляет собой бланк, содержащий сведения о размере заработка сотрудника и его составляющих за определенный период. Выдачу документа регламентирует ст. 136 ТК РФ. Форма листка утверждается внутренним нормативным актом компании с учетом мнения профсоюза.

С помощью расчетного квитка трудящийся может проверить, все ли положенные ему начисления сделаны, какие удержания произведены.

Отсутствие листков или их нерегулярная выдача карается административным наказанием. В подобных случаях сотрудники могут обратиться в суд. Время подачи иска при этом не ограничено, это объясняется тем, что труженик ранее не знал, что нарушены его права.

Скачать расчетный листок по зарплате

Если листки по зарплате вручаются ежемесячно, работник имеет только 3-месячный срок на споры по вопросам заработка.

Ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя выдавать расчетные квитки, но форму их не регламентирует. Работодатель издает приказ об утверждении расчетного листка и прилагает к нему самостоятельно разработанный бланк документа.

Распоряжение должно обязательно согласовываться с профсоюзом, а при его отсутствии — с коллективом трудящихся.

Расчетный листок формируется на компьютере и имеет форму таблицы и состоит из нескольких разделов:

• общий — это название компании и сведения о сотруднике;
• начисления — их виды с указанием отработанного времени;
• удержания;
• суммы, выданные в течение месяца, и подлежащие выплате по итогам периода.

Информация в квитках достаточно ясна, сотрудник может самостоятельно просчитать сумму к получению. При возникновении вопросов он должен обратиться в бухгалтерию за разъяснениями.

Некоторые организации применяют шифровку начислений и удержаний. Кодировка упрощает работу бухгалтера при расчете зарплаты. Персоналу работодатель должен разъяснить, что означает каждый код.

Листок выдается сотрудникам в день выплаты им заработка, при этом они должны расписаться в документе на получение. Отдавать одному работнику квиток другого для передачи недопустимо, т.к. нарушается принцип конфиденциальности данных.

Лицам, работающим дистанционно, ст. 312.1 ТК РФ разрешает высылать расчетный квиток в электронном формате на их электронный адрес. Остальные труженики должны получать документ в бумажном виде.

Статья 312.1. Общие положения

Новые требования

До принятия Закона № 35-ФЗ от 23.04.12, вносящего поправки в трудовой кодекс и ст. 122 ГК РФ, в ст. 136 ТК РФ говорилось, что при выдаче заработка работодатель должен уведомить каждого труженика:

• о составляющих его зарплаты за период;
• о суммах и основаниях сделанных удержаний;
• об общей сумме к выдаче.

В связи с тем, что ТК РФ установил работодателю административное наказание за несвоевременную выплату заработка, которая является частым явлением, в законодательство были внесены необходимые коррективы.

Согласно ст. 236 ТК РФ, при несвоевременной выплате сотрудникам заработка, отпускных, расчета при увольнении и прочих сумм, работодатель должен уплатить их с процентами.

Статья 236. Материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику

Размер компенсации равен 1/300 учетной ставки Банка РФ от невыплаченной суммы за день просрочки, начиная со дня, следующего за сроком выплаты и до дня погашения долга включительно. Организация должна выплатить процент независимо от того, виновна она в задержке выдачи заработка или нет.

С даты вступления поправок в силу (24.04.12) в зарплатном листке, помимо основных выплат, работодатель обязан отразить размер компенсации за несоблюдение срока выплат.

Форма расчетного квитка законом не установлена, разработать ее работодатель должен самостоятельно.

В нем нужно указать:

• ФИО, должность, место работы, табельный номер сотрудника;
• период расчета;
• отработанное время;
• составляющие заработка (оклад, надбавки, поощрения и т. д.);
• размер больничных и отпускных;
• компенсацию за несвоевременную выплату;
• итог начислений;
• суммы удержаний по видам (НДФЛ, профвзносы, неотработанный аванс, алименты, переплата из-за счетной ошибки, прочие).
• итог удержаний;
• сумму к выплате.

Особенности формы

В разработанном работодателем бланке расчетного квитка должны содержаться сведения о том, из чего состоит заработок сотрудника за период, о размере и наименованиях удержаний и сумме к выплате.

Все начисления ставятся отдельными строками. Обязательно должны присутствовать суммы отпускных, больничных, компенсаций за несвоевременную выплату денег, возмещений переплат, возникших из-за счетной ошибки бухгалтера и т. п. Об этом свидетельствует Закон № 35-ФЗ, внесший изменения в трудовое законодательство в 2012 году.

По общему правилу удержания должны составлять не более 20% от итоговых начислений. Исключения установлены законодательством для определенных случаев, например, алименты (ст. 138 ТК РФ).

Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы

Согласно ст. 129 ТК РФ в заработок сотрудника помимо оклада (тарифной ставки) включаются стимулирующие выплаты и компенсационные:

• премии;
• за комбинирование должностей;
• за расширение границ обслуживания;
• за повышенный объем работ;
• за исполнение функций отсутствующего труженика;
• за стаж;
• за перевыполнение плана;
• прочие.

Если работодатель выдал к Новому году сотруднику подарок для его ребенка, то стоимость презента нужно включить в расчетный листок. При распределении размера стимулирующих доплат в ДОУ применяют оценочный метод, при котором определяют стоимость одного балла и их число в соответствии с определенными критериями.

К удержаниям относятся:

• отчисления по исполнительным бумагам;
• НДФЛ;
• профвзносы;
• неотработанный аванс;
• суммы переплаты вследствие счетной ошибки;
• прочие.

Можно включить в зарплатный квиток и размеры налоговых вычетов, которые предоставляются сотруднику. Исходя из применяемой в организации системы доплат и надбавок, работодатель должен предусмотреть в расчетном листке число требуемых граф и их расположение. Объединять схожие начисления в одну строку нельзя.

Выплаты в неденежной форме должны фиксироваться в квитке, а также долг за организацией или сотрудником при его наличии на начало или конец месяца.

Перед утверждением проект бланка директор направляет профсоюзу, который в 5-дневный срок должен выразить свое письменное мнение по поводу принятия документа.

Профком может по каким-либо причинам отклонить представленный образец либо выдвинуть предложения по его усовершенствованию. Работодатель соглашается с мнением представительного органа или в 3-дневный срок проводит с ним дополнительное совещание для достижения обоюдно согласия.

Когда и в каком порядке

Выдавать зарплатные квитки персоналу следует в день выплаты заработка за вторую половину месяца либо в день перечисления денег на пластиковые карты, когда все составляющие заработка рассчитаны и проверены.

Уволенному работнику листок и окончательный расчет выдаются одновременно в последний рабочий день. Вручать документ нужно всем сотрудникам, включая внешних совместителей, срочников, дистанционных работников.

Как и когда выдавать листки законодательство не предусматривает. Работодателю следует самому продумать порядок выдачи квитков.

Например, он может состоять из следующих последовательных действий:

• подготовка листков бухгалтером;
• выдача квитков сотрудникам в бухгалтерии предприятия в день выплаты заработка;
• сбор подписей лиц, получающих листки, в учетном журнале;
• консультирование работников по возникающим у них вопросам относительно начисления заработка.

Права и обязанности сторон

Работодатель обязан разработать форму зарплатного квитка и порядок его выдачи. Закрепить это во внутреннем нормативном акте. В организации листки на руки трудящимся должны выдаваться ежемесячно, а факт их вручения отражаться в виде подписей сотрудников.

При несоблюдении указанных выше норм работники вправе обратиться в трудинспекцию или суд для защиты своих прав.

Ответственность работодателя

Многие компании используют зарплатные листки, которые формирует программа 1С. Их содержание не всегда понятно сотрудникам и вызывает вопросы.

Работодателю следует скорректировать форму так, чтобы она имела понятный и доступный вид. Разработанный бланк нужно закрепить в локальном нормативном документе.

Пример. Верховный Суд вынес постановление № 71-АД10-3 от 23.12.10 по иску компании, которая была наказана за административный проступок. По п. 1 ст. 5.27 КоАП на нее наложили штраф 30 тыс. р.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Основанием для применения санкций явилось то, что фирма 4 месяца применяла неутвержденную форму расчетного листка. Данную причину все судебные инстанции квалифицировали как нарушение по ст. 5.27 КоАП.

Некоторые предприятия выдают листки только по просьбе сотрудников. Это недопустимо. Работодатель обязан предоставить каждому трудящемуся сведения обо всех его начислениях, удержаниях и выплатах.

За нарушение трудового законодательства, в т. ч. невыдачу расчетных листков, их отсутствие, использование неутвержденной формы предусмотрен штраф от 1000 р.-5000 р. — для руководства, 30000 р.-50000 р. — для фирмы. Также работа юр. лица может быть приостановлена на период до 90 суток.

Повторное нарушение карается еще большими штрафами и дисквалификацией руководителя на срок 1-3 года (ст. 5.27 КоАП).

Выдача и извещение работникам

Заработная плата персоналу предприятия выплачивается дважды в месяц: фиксированной суммой за первую половину и по итогам периода. Расчетный листок должен включать все начисленные, удержанные и выплаченные суммы. Он выдается единожды, при выплате заработка за его вторую половину месяца.

При выдаче отпускных листок не оформляют. На это указывает письмо Роструда № 5277-6-1 от 24.12.07. В нем говорится, что в соответствии со ст. 129 ТК РФ отпускные не являются зарплатой, поэтому при их выплате листок не выдается.

За отсутствие листков по зарплате работодателю грозит административное наказание, поэтому факт их вручения сотрудникам должен подтверждаться документально.

Для этого можно завести специальный журнал учета или добавить столбец в ведомость на выдачу зарплаты, в котором работники распишутся за получение листка. При перечислении заработка на банковские карты работников, оптимальным вариантом будет ведение журнала.

Альтернативой может стать составление на отдельном листке списка работников, которые в нем, при получении листка, будут ставить подпись напротив своей фамилии.

Сведения о зарплате сотрудника относятся к персональным и не подлежат разглашению. Согласно ст. 3 Закона 152-ФЗ от 27.07.06 персональной считается любая информация, относящаяся к конкретному физ. лицу (ФИО, адрес, место и дата рождения, социальное, семейное положение, наличие имущества, образование, специальность, доходы).

В соответствии со ст.88 ТК РФ работодатель вправе открыть доступ к личным данным трудящихся только определенному перечню уполномоченных лиц. Они могут использовать ту информацию о сотрудника, которая требуется для выполнения определенных задач.

Статья 88. Передача персональных данных работника

Работодатель не наделен полномочиями сообщать персональные сведения третьей стороне без письменного разрешения сотрудника. Исключением являются ситуации, при которых имеется угроза жизни и здоровью труженика или в иных установленных законодательством случаях.

Передача личной информации о работнике в пределах организации производится в соответствии с локальным актом (Положением), с которым сотрудника предварительно ознакамливают под подпись.

Если в документе будет указана и должность руководителя структурного подразделения, как лица, имеющего доступ к персональным сведениям, он может вручать листки по зарплате подчиненным работникам.

Содержание приказа об утверждении расчетного листка

Для утверждения формы квитка по зарплате организация готовит распоряжение. Оно оформляется в произвольном виде.

Приказ об утверждении расчетного листка включает следующие сведения:

• наименование и реквизиты компании (адрес, телефон);
• дату, номер, название документа и города;
• основной текст приказа: с какой даты приказ действует, кто отвечает за его исполнение и выдачу листков, где они выдаются, где работники расписываются за их получение;
• ссылку на приложение — форму листка;
• подпись руководителя и ФИО;
• подписи и расшифровки лиц, указанных в тексте распоряжения.

Приказ хранится в организации в течение 75 лет.

Как установить последовательность

Расчетный листок сотрудник должен получать вместе с заработком по итогам месяца. В нем указываются суммы к выплате и выданные ранее, начисления и удержания по видам. Приводятся ссылки на дату и номер подтверждающих документов (например, ведомости на аванс, исполнительного листа и т. д.).

Порядок выдачи квитков компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет в локальном акте.

Листки из бухгалтерии могут вручаться трудящимся лично в руки, направляться по электронной почте или выдаваться руководителям структурных единиц. В последнем случае следует предварительно получить письменное согласие работников на то, что начальник отдела имеет право знакомиться с данными об их доходах.

Передачу квитка работнику нужно документально зафиксировать. Например, оформить специальный журнал учета, распечатывать листок в двух экземплярах, на одном из которых человек распишется, выделить графу для росписей в ведомости на выдачу заработка.

В 2020 году хранить вторые экземпляры расчетных квитков необязательно. Ранее такое требование исходило из Указаний по использованию установленных форм первички (Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04). С 2013 года организация вправе не применять унифицированные формы, поэтому требования Указаний сегодня не являются обязательными.

Оформлять квитки работодатель должен всем сотрудникам, выполняя предписания ст. 136 ТК РФ. Бланк документа предприятие разрабатывает самостоятельно, учитывая мнение профсоюза. Форма квитка утверждается соответствующим распоряжением.

Расчетный листок не содержит печатей и подписей. Обычно он утверждается в том виде, который формирует бухгалтерская программа.

Итак, расчетный листок — это важный документ, подтверждающий доход работника. Работодатель обязан выдавать его всем сотрудникам без исключения. Его форму и порядок вручение нужно закрепить в приказе, а факт вручения подтверждать документально. Во избежание конфликтных ситуаций с трудовой инспекцией следует своевременно и в полном объеме выполнять вышеизложенные требования.