В соответствии с действующим законодательством любая компания должна хранить свою бухгалтерскую отчетность на протяжении определенного промежутка времени.
Все хозяйственные операции, которые проводятся коммерческими организациями, должны оформляться соответствующими оправдательными документами, которые относятся к категории первичной учетной документации и являются основанием для ведения бухгалтерского учета.
Нередко случается так, что архив документов компании настолько большой, что новые просто негде размещать, в связи перед уполномоченными лицами становится вполне обоснованный вопрос о том, какие установлены сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году и от каких бумаг можно уже избавиться.
- Что говорит закон
- Памятка требований
- Актуальные моменты на практике
- Электронный формат
- Переходы и переносы убытков
- Процедура восстановления
- Последующее уничтожение
- Нюансы в правилах и место
- Минимальные сроки хранения бухгалтерских документов
- Периоды для особых случаев
- Ответственность за ненадлежащее обращение
Что говорит закон
Порядок хранения бухгалтерской документации регулируется несколькими нормативными документами, и это:
- Федеральный закон №125-ФЗ, изданный 22 октября 2004 года;
- основные правила ведения архивов компании, указанные в решении Росархива 6 февраля 2002 года;
- перечень управленческих архивных документов, которые формируются в процессе работы государственных органов с указанием точных сроков хранения;
- Положение №105, изданное 29 июля 1983 года.
Обязанность хранения различной документации, которая создается в процессе работы закрытых и открытых АО, устанавливается Положением №03-33/пс, изданным 16 июля 2003 года, в то время как ООО нужно работать в соответствии с Федеральным законом №14-ФЗ, изданным 8 февраля 1998 года.
Порядок хранения различной бухгалтерской документации современных компаний осуществляется в соответствии с нормами, прописанными в Налоговом кодексе и Федеральном законе №129-ФЗ, изданном 21 ноября 1996 года.
При этом стоит отметить, что в статье 17 данного закона говорится о том, что любая компания должна хранить эти бумаги на протяжении того срока, который прописан в правилах ведения государственного архивного дела, но в любом случае минимальный срок составляет пять лет.
Памятка требований
Для того, чтобы определиться со сроками хранения бухгалтерской документации, в первую очередь, нужно рассмотреть стандартный Перечень типовых управленческих документов, который представляет собой привычную многим версию раннего перечня, в которой добавлены также различные типовые архивные документы с обязательным указанием их сроков хранения. Все документы из этого перечня группируются по разделам, которые устанавливаются в соответствии с управленческими функциями, которые являются общими для большинства компаний.
Помимо этого, чтобы ускорить процедуру определения сроков хранения бухгалтерской документации, можно воспользоваться специализированными интернет-сервисами, которые позволяют быстро найти нужный документ по трем основным пунктам.
Как говорилось выше, в соответствии с Налоговым кодексом и федеральным законодательством минимальный срок хранения документов составляет пять лет, причем под архивным хранением бухгалтерской документации в данном случае предусматривается не только сохранность информации на бумажных носителях, так как в соответствии со статьей 5 Федерального закона о ведении архивных дел, документы в состав архивного фонда включаются вне зависимости от того, какими способами создавались эти документы и какие виды носителей были использованы. Таким образом, бухгалтеру нужно будет в обязательном порядке обеспечивать сохранность как бумажной, так и электронной документации.
Документы учетной политики и принятые стандарты компании, а также все остальные средства и документы, с помощью которых обеспечивается воспроизведение электронной документации и проверка подлинности используемой цифровой подписи, также должны храниться в течение пяти лет после того года, когда их в последний раз использовались для оформления бухгалтерской отчетности.
Актуальные моменты на практике
Хранение архивной документации предусматривает массу тонкостей и особенностей, которые нужно учитывать в процессе обеспечения сохранности нужной информации, и в частности, это связано с тем, что разные категории документов предусматривают свои отдельные особенности хранения.
Электронный формат
Порядок хранения первичной документации, а также используемых учетных регистров устанавливается в соответствии с положениями пункта 6 Положения Министерства финансов №105, изданного 29 июля 1983 года. Таким образом, до того, как бухгалтерская отчетность будет передана в архив, ее нужно хранить в бухгалтерии в специализированных помещениях.
Бланки строгой отчетности нужно обязательно хранить в металлических шкафах, специально отведенных сейфах или отдельных помещениях, которые позволяют обеспечить их максимальную защищенность от посягательств третьих лиц.
Требования, которые предъявляются к обустройству таких хранилищ, указываются в Правилах, которые были установлены приказом Министерства культуры №526, изданным 31 марта 2020 года.
При этом в соответствии с последними изменениями законодательства компания имеет право хранить документацию в электронном виде, что указывается в нормах части 5 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ, а также нормами, прописанными в статьях 80 и 314 Налогового кодекса. Главным условием в данном случае является обязательное наличие электронной подписи на всех бумагах, которые находятся в архиве организации.
Статья 80. Налоговая декларация, расчеты
Статья 314. Аналитические регистры налогового учета
Переходы и переносы убытков
Общий порядок, в соответствии с которым должны переноситься убытки, указывается в нормах статьи 283 Налогового кодекса, который указывает на возможность всех компаний, понесших определенные убытки, сократить налогооблагаемую базу прибыли за текущий налоговый период на полную сумму этих убытков. Помимо этого, предусматривается также возможность перенесения определенной части полученных убытков на будущие периоды.
Переносимый на будущее убыток, в конечном итоге обязательно приводит к тому, что появится вычитаемая временная разница, под которой подразумевается вся прибыль и затраты, на основании которых формируется налогооблагаемая база прибыли в этом или других периодах.
Компания имеет право проводить перенос убытков на протяжении десяти лет, идущих за годом, в котором был получен убыток, причем их учет можно вести как полностью, так и частично. Другими словами, учет полученных убытков можно распределить на последующие несколько лет, но всего их должно быть не более десяти.
При этом компании не имеют никаких гарантий на то, что в ближайшие несколько лет у них не появится новых убытков, и вместо этого они будут регулярно получать только прибыль, так как вполне может сложиться такая ситуация, при которой через пару-тройку лет компания снова будет показывать отрицательные финансовые результаты.
В такой ситуации компания не будет иметь возможности сокращения убытков, так как не получат соответствующей прибыли, и на такой случай действующее законодательство предусматривает возможность перенести убытки на ближайший год, в котором будет получена положительная разница между затратами и прибылью организации.
Если же убыток регистрируется сразу в нескольких налоговых периодах, переносить их нужно в той же очередности, в которой они появились.
Процедура восстановления
В случае потери документов директор организации должен издать приказ о формировании комиссии, которая будет заниматься расследованием причин утраты документов или их уничтожения. При этом, если внутренняя комиссия укажет на полную утрату бумаг по причине чрезвычайных обстоятельств, это событие должно иметь документальное подтверждение.
Несмотря на то, что в действующем Налоговом кодексе не указывается каких-либо обязанностей по восстановлению утраченной документации, лучше всего восстановить их, чтобы сократить имеющиеся налоговые риски. Особенно это важно в том случае, если до истечения сроков хранения этой документации еще должно пройти достаточно большое количество времени, так как экономический субъект в соответствии с действующим законодательством должен обеспечить максимально безопасные условия хранения бухгалтерской документации, а также ее защиту от каких-ибо корректировок.
Помимо этого, контрольные органы также настаивают на том, что для исполнения норм, прописанных в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса любая документация, утраченная компанией, должна восстанавливаться, включая также документы за те периоды, за которые контролерами уже проводилась выездная налоговая проверка.
Среднесписочная численность ИП без работников вычисляется согласно нормативам законодательства.
Для чего нужен анализ собственного и заемного капитала — читайте здесь.
Чиновники говорят о том, что непредоставление документации в налоговые органы в указанные сроки, может стать причиной для наложения на компанию ответственности по статье 126 Налогового кодекса, но судебные органы считают иначе, если предприниматель сможет подтвердить утрату документов по независящим от него обстоятельств, особенно если компания подтвердит реальные попытки восстановления документов.
Последующее уничтожение
В соответствии с подпунктом 1.1 Примерного положения, установленного в соответствии с Приказом Росархива №2, изданного 19 января 1995 года, чтобы провести экспертизу ценности документации, а также дальнейшего отбора и подготовки их к последующей передаче на государственное хранение в архивы, компания должна создать специальную экспертную комиссию, состав которой должен включать в себя квалифицированных специалистов из всех действующих структурных подразделений компании, которые могут проводить оценку ценности различных вдов документации.
Данная экспертная комиссия будет заниматься оценкой документации в процессе их подготовки к архивному хранению, а также отбирает бумаги, которые нужно уничтожить. Соответственно, ликвидационной комиссии нужно будет также создать экспертную группу и провести проверку всей имеющейся документации в компании.
По результатам проведенной экспертизы организуется процедура уничтожения документации, по которой уже истек срок хранения. Данная процедура проводится в соответствии с подпунктом 9.9 приказа Ростехрегулирования №28-ст, который был издан 12 марта 2007 года.
Нюансы в правилах и место
В практической деятельности современных организаций нередок регистрировались случаи, когда реализация основных средств осуществлялась с убытком, но при этом при ведении налогового и бухгалтерского учета по этим средствам используются аналогичные документы, и единственная разница заключается только в признании расходов, которые относятся к их выбытию.
Все документы, которые относятся к формированию изначальной и остаточной цены, а также сроки СПИ и договоры об их реализации, должны храниться как минимум четыре года после того, как указанный убыток будет окончательно включен в налоговую базу. То же самое относится к актам о реализации, а также расчетам и справкам, по которым осуществляется учет убытков от продажи основных средств.
Минимальные сроки хранения бухгалтерских документов
В статье 89 Федерального закона №208-ФЗ, изданного 26 декабря 1995 года, а также статье 50 Федерального закона №14-ФЗ от 8 февраля 1998 года приводится перечень бумаг, которые должны храниться обязательно,и в частности, это касается регистров бухгалтерского учета, первичной отчетной документации, бухгалтерской отчетности и аудиторских заключений по ней, которые должны храниться в течение сроков, определенных в соответствии с перечнем, установленным приказом Министерства культуры №558 от 25 августа 2010 года, но в любом случае эти сроки должны превышать пять лет с момента окончания отчетного года, а более длительные сроки хранения уже могут устанавливаться отдельными нормами Налогового кодекса и федерального законодательства.
Налоговая и бухгалтерская документация должна храниться как минимум пять лет, в то время как сохранность налоговой и бухгалтерской отчетности, а также бумаг, которые требуются для расчета и выплаты налогов, могут храниться в течение четырех лет. В частности, это также относится к тем документам, которые подтверждается получение доходов, расходов и перевод платежей в налоговую.
ФЗ Про акционерные общества № 208
Отдельное внимание стоит уделить тому, что если в разных нормативных актах указываются разные сроки хранения аналогичных бумаг, нужно основываться на тех актах, которые указывают максимальные сроки.
Периоды для особых случаев
Существует определенный перечень бухгалтерских документов, для которых действующее законодательство предусматривает отдельные сроки хранения, и это:
- Документы, которые относятся к расчету и выплате страховых взносов – шесть лет.
- Первичная документация, подтверждающая понесенные убытки – на протяжении всего срока, когда этими бумагами сокращается налоговая база текущего налогового периода на сумму убытков. Аналогичный срок предусматривается также для тех, кто использует упрощенную систему налогообложения по объекту «прибыль минус затраты», а также для всех, кто пользуется ЕСХН.
- Документы, указывающие формирование изначальной цены амортизируемого имущества – четыре года, отсчет которых начинается с момента признания дебиторской задолженности безнадежной.
- Документы, подтверждающие наличие затрат в целях обучения работников, оплачиваемого со стороны работодателя – в течение полного срока действия составленного соглашения об обучении, а также каждого года работы того физического лица, которое проходило обучение за счет налогоплательщика.
- Годовая бухгалтерская отчетность – в течение всего срока деятельности компании.
Ответственность за ненадлежащее обращение
Изначально ответственность за ненадлежащее хранение накладывается на руководителя и главного бухгалтера компании. Отсутствие первичной документации, на основании которой проводятся различные хозяйственные операции, в соответствии с нормами статьи 120 Налогового кодекса относится к категории грубых нарушений, в то время как нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерской документации наказывается в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных нарушениях, которая предусматривает наложение на должностных лиц штрафа в размере 2000-3000 рублей.
Отсутствие первичной документации, регистров бухгалтерского учета или счетов-фактур относится к правонарушениям налогового типа, ответственность за которые предусматривается в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса, которая устанавливает минимальные штрафы в размере 5000 рублей, и накладываются они на главного бухгалтера.
Ответственность за несоответствие правил хранения бухгалтерской документации может быть налоговой или административной. В первую очередь, накладывается штраф в размере 5000-15000 рублей, в то время как административный штраф в данном случае может быть назначен в случае нарушения архивных требований в размере от 300 до 500 рублей, а также в случае грубого нарушения правил бухгалтерского учета в размере 2000-3000 рублей, если из-за отсутствия документации произошло искажение бухгалтерской отчетности.
Как закрыть обособленное подразделение? — лучше всего обратиться к фирмам, специализирующимся на ликвидации предприятий.
Возможно ли получить электронную выписку из ЕГРЮЛ — мы расскажем.
Скачать бесплатно образец трудового договора с работником можно по ссылке.
