Заполнение отчета СЗВ-М за ноябрь 2020 года

В 2020 году для всех организаций-страхователей был введен новый отчет по форме СЗВ-М. Подавать ежемесячную отчетность необходимо не только предприятиям, но и предпринимателям, принявшим на работу наемных работников по трудовому или гражданско-правовому договору.

В список лиц, по которым необходимо отчитываться включаются и сотрудники, находящиеся в отпусках или декрете. Если же сотрудник увольняется в течение отчетного периода, сведения о нем также нуждаются в отражении в СЗВ-М. Предприниматели, у которых нет лиц, занятых наемным трудом, освобождены от обязанности подавать отчет.

Необходимость подачи данного документа возникла с апреля 2020 года, после выхода соответствующего Постановления Правления ПФР №83П. Сведения подлежат подаче страхователем в строго установленные сроки, поэтому, чтобы избежать штрафа, рекомендуется озаботиться подачей документа заблаговременно. В связи с выпадением даты подачи на выходные, СЗВ-М за ноябрь 2020 года должен быть сдан к 12 декабря 2020 года.

Сроки сдачи

Большинством организаций отчет СЗВ-М сдается ежемесячно, к 10 числу каждого месяца вслед за отчетным. Отчет СЗВ-М за ноябрь 2020 года представляет собой форму промежуточной отчетности. Так как в декабре 10 число выпало на выходные, последний день сдачи перенесен на 12 декабря.

Рекомендуется готовить отчет заблаговременно, чтобы оставалось время для получения протокола и исправления выявленных ошибок.

При сдаче отчета приходит протокол о том, что документ с ноябрьскими сведениями принят к рассмотрению. Не следует путать, проставление «зеленой галочки» не означает успешную подачу данных. Данная отметка говорит лишь о том, что требуемый отчет предоставлен.

Вполне возможно, что при открытии протокола можно узнать о допущенных ошибках при составлении. В случае успешной сдачи на протоколе появляется зеленая надпись о принятии документа. Если документ нуждается в корректировке и не был пропущен, на документе появляется надпись красным цветом о полном или частичном непринятии отчета СЗВ-М.

Помимо того, в протоколе будут отражены коды с итогами проверки.

При проверке кодов следует руководствоваться следующей информацией:

Согласно пункту 14 Инструкции, введенной в действие Приказом Минздравсоцразвития №987Н в 2009 году, организация-страхователь обязана в двухнедельный срок предпринять меры для исправления отчета.

Пропуск срока предполагает начисление весьма внушительного штрафа, если в организации работает большое количество людей: за каждого из застрахованных работников будет начислен штраф в размере 500 руб. Данное правило согласовано со статьей 17 закона №27-ФЗ, принятого 01.04.1996.

В случае увольнения наемных работников организацией-работодателем выдается документ со сведениями персонифицированного учета. Данная обязанность соблюдается далеко не всеми работодателями, иные считают данный отчет необязательным и готовят документ только по запросу. Затруднения возникают и при определении периода, за который следует подавать отчет, ведь дата увольнения, в которую необходимо выдать документ увольняющемуся сотруднику не всегда совпадает с днем окончания последнего периода по отчету.

В федеральном законе нет упоминания о наказании за непредоставления отчета, однако данный факт служит для трудовой инспекции основанием начислять штраф в размере до 50 тысяч рублей согласно ст.5 трудового законодательства.

Порядок заполнения СЗВ-М за ноябрь 2020 года

При составлении формы СЗВ-М многие предприятия сталкиваются с некоторыми трудностями. Дело в том, что в августе 2020 года был введен новый формат отчета (см. распоряжение Правления ПФР № 432р).

В результате изменений формат бланка не изменился, однако вероятность отказа в приеме отчета из-за ошибок стала ниже. В случае выявления ошибок предприятие обязано до истечения 12 декабря внести корректировку в документ, в противном случае, компания будет оштрафована.

Для того, чтобы избежать неприятных последствий при сдаче формы СЗВ-М рекомендуется придерживаться следующего порядка:

1. В разделе первом следует обратить внимание на реквизиты подотчетной организации, а именно номер страхователя в ПФР, точное название организации, ее номер ИНН. В случае выявления неверного номера страхователя или ИНН, сотрудник ПФР вышлет отказ в приеме документа, что потребует подачи сведений и составления отчета заново.
2. В разделе втором содержатся сведения по отчетному периоду. Так как информация подается по состоянию организации на ноябрь месяц, следует указывать число месяца «11».
3. В третьем разделе указывают форму отчета. Если документ подается первый раз, следует указывать тип «исх». В случае повторной подачи отчета с внесением дополнений, указывают тип «доп». Если производится отмена документа, вносится тип «отмн».
4. Следует учитывать, что отправка дополняющей или отменяющей формы влечет за собой отказ в принятии документа сотрудниками ПФР.
5. В самом отчете необходимо отображать сведения о наемных работниках предприятия, включая работавших на протяжении всего месяца, принятых в ноябре и уволенных в ноябре месяце, включая лиц, с которыми были расторгнуты гражданско-правовые соглашения, подписаны соглашения об отчуждении исключительного права и т.д.

Образец оформления документа

Рекомендуется перед заполнением бланка сведениями ознакомиться с правилами заполнения согласно образцу.

Сотрудник Пенсионного фонда допускает следующие варианты оформления:

• При указании фамилии ставится точка, либо проставлены подряд 2 дефиса.
• При написании двойной фамилии ставится пробел и дефис.
• После написания фамилии стоит дефис. Аналогично решается вопрос при указании дефиса после имени-отчества.
• Наличие пробела перед номером налогоплательщика не является ошибкой.
• При необходимости, графа с номером ИНН может быть заполнена нулями.

Отказ в приеме последует, если у сотрудника не оформлен СНИЛС либо в сведениях о работнике указаны только его ФИО с сокращением имени-отчества до инициалов.

К частым ошибкам при подаче сведений относится проставление чужой электронной подписи, если СЗВ-М подается лицом, не располагающим доверенностью от организации.

На отчете должна стоять подпись руководителя или главного бухгалтера. В случае подписания бланка другим лицом, представляющим организацию, необходимо подготовить доверенность на право подписи.

В отчет вносится информация о наличии у представителя по доверенности права подписывать бланк собственной электронной подписью. С оригинала доверенности необходимо снять копию, которую далее направляют в управление, к которому относится организация. А после отправки доверенности, первичный отчет подается заново.

При необходимости перед подачей СЗВ-М следует проверить документ на наличие ошибок, сравнив его с образцом, либо доверить проверку компьютеру с помощью специальной программы проверки. К сожалению, комментарии программы при выявлении ошибки могут быть зашифрованы и непонятны для пользователя, однако данный вариант однозначно укажет, подготовлен ли документ надлежащим образом или нуждается в исправлении.

Исправление ошибок

Так как отчет по форме СЗВ-М является относительно новым, многие страхователи уже столкнулись с проблемой получения протоколом с отказом в принятии. В то же время, не было введено алгоритма для исправления ошибок в отчете.

Благодаря письму московского отделения Пенсионного фонда, опубликованному 18.04.2016г., были получены разъяснения о порядке действий в случае обнаружения ошибок:

• если в разделе информации о наемных сотрудниках несоответствия выявлены между номер СНИЛС или ФИО, отчет будет принят к рассмотрению;
• если по каким-либо сотрудникам были указаны неверные данные, в принятии будет отказано только по тем работникам, где были выявлены ошибки;
• по сотрудникам, информация о которых оформлена верно, отчет будет принят в базу.

Приняв в качестве обратной связи от ПФР отрицательный протокол, в фонд готовится дополнительный отчет.

Меры по исправлению во многом зависят от типа ошибки.

К наиболее частым ошибкам относят:

• Ошибка в личных данных на работников. Сведения по таким сотрудникам вносят в отдельный отчет, подаваемый дополнительно (с отметкой «доп»). Предварительное аннулирование ошибочных сведений с кодом «отмн» не нужно.
• Подача неполных сведений о сотрудниках. В некоторых случаях страхователь забывает включить в список работников отдельные категории персонала. Если сведения о них ранее не подавались, страхователь формирует отчет с отметкой «доп» на конкретных лиц, не упомянутых в первичном отчете.
• В отдельных случаях возможно сочетание двух видов ошибок – часть информации по персоналу предоставлена с ошибками, а часть не оказалась в списке вовсе. В таком случае алгоритм действий будет тот же – все необходимые изменения заполняются в отдельный общий отчет, подаваемый с отметкой «доп».
• Если компания подала сведения о сотрудниках, которые по факту не работают в организации, необходимо предварительно отменить ранее поданную форму, указав в отчете отчетку «отмн». Форма заполняется только по тем сотрудникам, которые были лишними в исходном документе. Такая ситуация часто встречается по уволенным сотрудникам, которые расторгли трудовые отношения с работодателем накануне.

ПФР располагает данными по отчетам СЗВ-М, предъявляемым каждый месяц, и отчетам РСВ-1, предоставляемым раз в квартал. В случае выявления расхождений, сотрудники фонда могут запросить пояснения или уточнения поданной в отчете информации. Не рекомендуется игнорировать подобные запросы, так как в противном случае организации может быть начислен штраф.