Правильно оформление заявления в банк об ошибочном зачислении денежных средств

В среде взаимодействия организаций и банков при совершении расчетов между юридическими лицами и осуществления движения денежных средств наличие ошибок — явление достаточно распространенное. Независимо от того, происходит это по халатности сотрудников или из-за технических сбоев, подобные ошибки должны быть оперативно исправлены.

Необходимость подать заявление в банк об ошибочном зачислении денежных средств законодательно определена как обязанность стороны, получившей деньги без оснований. На основе данного документа банк производит списания сумм, у которых содержится ошибка в назначении платежа.

Изучать порядок действий при появлении на счету необоснованных сумм невозможно без знаний о том, как они могут появиться и что делать, если организация сама произвела платеж по неверному адресу. Понимая, каким образом происходит возврат средств, и при каких условиях происходит списание, становится ясна картина действий в отношении сумм, пришедших на счет по ошибке.

Важным также является вопрос о том, как подобные денежные средства фиксирует бухгалтерский учет, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий к организации.

Случаи неправильного перевода денег

Ситуации, при которых организация сталкивается с неверным переводом средств можно условно разделить на две категории: появление денег на счету в результате ошибочного перевода третьих лиц и отправка денег со счета организации в неправильном направлении.

Причины, по которым возможна отправка денег в неверном направлении:

Ошибка, при указании банковских реквизитов делового партнера	Подобные промахи в основном связаны с человеческим фактором. Бухгалтер, отвечающий за перевод, ошибается при заполнении платежки или не уточняет информацию, если в реквизитах, написанных от руки или пришедших по факсу, есть сомнительные символы. При электронном обмене документами вероятность подобной ошибки ничтожна, так как реквизиты контрагентов четко фиксируются, и платежные поручения заполняются путем импорта данных из карточки партнера.
Ошибка сотрудников банка или программные сбои	Такой вид неправильного направления денежных сумм редок, однако не исключен.
Повтор платежа	Бухгалтер может продублировать оплату по одному и тому же основанию, посчитав, что оно не было оплачено ранее. Также путаница может возникнуть из-за выставления повторного счета контрагентом. Именно эта ошибка является наиболее распространенной, так как происходит не при первом перечислении средств деловому партнеру, когда реквизиты проверяются особенно тщательно, а в активный период рабочих отношений.
Мошеннические схемы	Современные мошенники могут вмешаться в работу организации, чтобы получить деньги на нужный им счет. Для этого могут использоваться подставные лица, внедренные сотрудники и удаленные схемы изменения реквизитов постоянных контрагентов в базе данных.

К какой бы категории не относились проблемы с движением денежных средств необходимо оперативно реагировать на них.

Правовая база

Чтобы понять порядок действий следует определить ответственных на всех этапах движения денежных средств.

Участниками операции в передвижении денег, согласно правовым нормам выступают:

• компания отправитель;
• компания получатель;
• и банк.

На каждом из этапов движения перевода права на деньги подлежат переуступке. При этом банк, исполняя роль посредника, не получает право на распоряжение деньгами. Согласно договору он лишь принимает обязательство по их передаче.

В зависимости от того, когда была обнаружена ошибка, обращение за её исправлением может быть направлено как к банку, так и к получателю, который стал владельцем денежной суммы необоснованно.

Правовая база, которая регламентирует работу банков в части осуществления операций с деньгами клиентов, основана на:

• ФЗ №395-1 «О банках и банковской деятельности (02.12.90);
• ГК России (глава 45);
• ФЗ №161 (27.06.11).

Согласно законодательству банк осуществляет переводы в установленный срок. Поэтому, если ошибка в адресе получателя обнаружилась в тот момент, когда транзакция ещё не осуществлена и денежные средства находятся в банке, можно отменить транзакцию.

Если деньги уже перечислены, то по закону возврат суммы возможен через банк или напрямую от получателя.

В отношении получателя основание для возврата средств можно найти в ГК РФ (гл.60). Данный раздел кодекса подробно описывает требование вернуть средства необоснованного обогащения.

Также в судебной практике к банкам и организациям применяется 395 статья, в том случае, если имеет место неисполнение денежных обязательств.

Статья 395. Ответственность за неисполнение денежного обязательства

Порядок действий

Деловая практика, сложившаяся за годы взаимодействия банков с различными организациями, определила порядок действий, которые следует предпринять, если адрес получателя платежа внесен в поручение неверно:

Отмена транзакции	Первым этапом является обращение в банк лица, уполномоченного организацией на работу с ним. Таким лицом может выступать как сам руководитель компании, так и главный бухгалтер или специалист по финансам. Если ошибка обнаружена сразу после совершения перевода, то на этом проблема может быть решена и деньги вернуться на счет компании.
Устное обращение к получателю	Если перевод уже достиг назначения, необходимо связаться с владельцем счета, на который произошло поступление. Порядочная компания произведет возврат по входящим реквизитам, не дожидаясь официальных обращений и судебных разбирательств. Второй этап не всегда реализуем: получатель может потребовать основание для проведения перевода (письмо с указанием об ошибке, и требованием возврата обозначенной суммы); нет возможности связаться с владельцем счета; получатель является мошенником, и добровольный возврат средств в его планы не входит. В этом случае необходимо переходить к официальным действиям, предусмотренным законом.
Отправление получателю официального требования	Для этого компания отправитель должна составить документ, в котором будут указаны: причины произошедшей ошибки; просьба вернуть средства; и законодательные нормы, на основании которых плательщик имеет право на возврат своих денег. К составлению документа следует подойти очень серьезно, так как в случае отказа получателя, данная официальная бумага применяется в процессе судебных разбирательств и от весомости требований может зависеть исход дела.
Подача иска в арбитраж	Четвертый этап является крайней мерой, применяемой в тех случаях, когда даже на официальное обращение получатель не отреагировал и средства не вернул.

Ошибка, совершенная банковскими работниками обычно устраняется ими по устному заявлению любой из сторон. Следует помнить, что если на счет организации поступили лишние средства, сообщение об ошибке в банк, который обслуживает её счета, является обязанностью руководства компании.

Получатель обязан письменно сообщить об ошибке в срок до 10 дней (ФЗ №385П от 16.07.12) с даты получения выписки	Если ошибка не была вовремя обнаружена, и дело о возврате средств дошло до суда, компания – получатель должна обосновать пропуск срока сообщения об ошибке. Если суд примет представленные объяснения, то сроком выявления лишней суммы будет считаться письмо о возврате средств, если оно было направлено получателю.
Вернуть денежные средства отправителю	Срок возврата законодательно не установлен, но лучше осуществить его быстро. Если от отправителя поступило письмо, оно также может содержать сроки возврата, в которые следует уложиться. Главное требование к срокам – они должны быть разумными.
Если за 10 дней сообщения в банк от получателя ошибочной суммы не последует, то перевод считается подтвержденным	В этом случае за использование чужих денежных средств законом предусмотрено взыскание с организации, которая их удерживает, процентов (ГК РФ, ст.395) на основании средних банковских процентов по вкладам физ. лиц, существующих в регионе регистрации организации. Кроме того, если плательщик из-за сложившейся ситуации понес убытки, он имеет право обратиться в суд за их возмещением.

Если между компаниями, являющимися плательщиком и получателем необоснованных средств существует договор, то отказ от возврата средств может иметь дополнительные последствия для получателя, если такие условия прописаны в договоре.

Составление заявления в банк об ошибочном зачислении денежных средств

Как только в выписке обнаруживается необоснованная сумма, необходимо составить в банк заявление, проинформировав его сотрудников об ошибке. Особых требований к форме заявления не предъявляется.

Однако существует данные, которые необходимо указать в обязательном порядке, чтобы банковские работники могли идентифицировать ошибочный перевод и принять меры по его списанию и возврату.

К ним относятся:

• реквизиты организации получателя платежа (название, ИНН, КПП, адреса, банковские счета);
• ссылка на выписку (число формирования документа);
• сумма ошибочно перечисленных средств;
• отправитель платежа (данные, которые указаны в выписке);
• описание ситуации (отсутствие договорных отношений, отсутствие счетов на оплату и т.д.);
• требование предъявить основание на поступление денежной суммы;
• требование списать лишние денежные средства со счета организации.

К заявлению необходимо приложить банковскую выписку, на основании которой была вычислена ошибка. Образец такого заявления может выглядеть следующим образом.

Заявление может быть оформлено собственноручно или быть машинописным, но обязательно должно быть завизировано руководителем, главным бухгалтером и печатью организации.

Добровольный и принудительный возврат

Возврат ошибочно полученных средств, которые поступили на счет организации, не всегда безусловен. Даже в случае намерения добровольно вернуть денежную сумму. Это связано с тем, что налоговые органы могут расценить подобное движение средств как манипуляцию и мошенническую схему. Для того чтобы обезопасить себя требуется серьезное основание.

Таким основанием является письмо от стороны, которая допустила ошибку.

Форма обращения свободная. Письмо может быть направлено лично, почтой с уведомлением или путем электронного обращения. В последнем случае удостоверить компанию отправителя поможет наличие цифровой подписи.

Скачать заявление в банк об ошибочном зачислении денежных средств на расчетный счет организации

Скачать пример заполнения заявления в банк об ошибочном зачислении денежных средств на расчетный счет организации

Требование к содержанию документа:

1. В шапке документа указывается лицо, к которому направлено обращение (наименование организации – получателя ошибочного платежа, ФИО руководителя).
2. Основной текст документа должен содержать подробное описание сложившейся ситуации, причины и основания, позволяющие их подтвердить (выписка со счета, чек, квитанция и т.д.).
3. Обязательно указывается банковская информация об отправителе денежных средств. Это необходимо для осуществления возврата. Если отправителем является руководитель ИП, то ФИО в тексте должно быть написано полностью, без сокращений.
4. Конец документа содержит дату составления, собственноручную (цифровую) подпись заявителя и печать организации.

Получив подобный документ, организация должна проставить отметку о его принятии и дату поступления письма. Чтобы письмо стало основанием для осуществления возврата, оно должно содержать разрешение руководства на проведение операции.

Образец документа

Отсутствие возврата денег даже после официального обращения оставляет их владельцу только один вариант их получения – обращение в арбитражный суд.

Чтобы инициировать взыскание, следует составить и подать исковое заявление в тот судебный орган, который рассматривает дела территории, где произведена регистрация компании — ответчика.

Основанием для открытия разбирательства являются документы, позволяющие доказать законность требований истца.

Ими могут выступать:

• письмо к ответчику о возврате суммы ошибочного перевода;
• платежные документы, подтверждающие перевод;
• выставленный счет (счет-фактура), по которому должен был производиться платеж и т.д.

Ссылаясь на 1102 статью при обосновании своего требования, можно полностью избежать объяснения причин произошедшей ошибки. При необоснованном обогащении она не важна.

Судебная практика показывает, что суды чаще всего принимают сторону истца. Однако если ответчик не желает исполнять судебное решение, процесс взыскания может продолжаться годами.

Статья 1102. Обязанность возвратить неосновательное обогащение

Если ситуация, в результате которой возникла ошибка, создана искусственно и имеет признаки мошеннических действий, то процесс перейдет в разряд уголовных.

Оформление в бухгалтерском и налоговом учете

Чтобы избежать рисков и обвинений со стороны ФНС, следует правильно учитывать денежные средства, поступившие на счет организации по ошибке.

Порядок учета зависит от того, какая система налогообложения используется в организации:

УСН	Проще всего тем, кто оплачивает налоги по УСН. Так называемая «упрощенка» предусматривает оплату налогов только с тех денежных сумм, которые являются доходом. Ошибочно появившаяся на счету сумма не требует отражения в учете доходов и расходов. Если ошибка была обнаружена спустя время и доход уже вписан в книгу учета, следует внести в неё исправления. Несмотря на то, что движение ошибочных средств на счету не требует дополнительной фиксации, стоит сохранить обоснование появления и списания средств. Им может выступить письмо компании — отправителя или копия заявления в банк о списании средств.
ОСНО	Для плательщиков НДС наличие обоснования списания денег со счета является обязательным. В отличие от УНС движение таких средств должно быть отражено в расчетных документах. При проверке правомерность списания средств внимательно изучается сотрудниками налоговых органов. Поскольку ошибочно поступившие деньги не относятся ни к доходам, ни к расходам, в бухучете они фиксируются: при поступлении по дебету «расчетные счета» (51), с указанием, что платеж является ошибочным, кредит 76-2; при списании — по дебету в корр. счет «расчеты по претензиям» (76-2), кредит 51. Включать средства, полученные по ошибке, а затем списанные со счета в налогооблагаемые не нужно. Также не требуется начислять на эти суммы НДС.
ЕНВД	На основании того, что налогом при данной системе облагаются только временные доходы, на налоговые операции ошибочная сумма при ЕНВД не влияет.

Если же ошибочно поступившая сумма, относится к средствам, предназначенным к исполнению по обязательствам, то организация имеет право не возвращать их до момента исполнения обязательств (аванс), либо по прошествии срока исковой давности (погашение просроченной задолженности).

Следует знать, что заявление в банк об ошибочном зачислении денежных средств может не являться единственным документом, позволяющим списать сумму ошибочного перевода со счета организации.

Может потребоваться также и составление банку платежного поручения. Это связано с тем, что банк вправе списать денежные средства самостоятельно, только если условие, позволяющее подобные действия, прописано в договоре между организацией и банком. Если такое условие в договоре не предусмотрено, то организации потребуется отдать банковским работникам распоряжение о списании ошибочной суммы.