Для чего постоянно нужна справка 2-НДФЛ

share on:
Для чего постоянно нужна справка 2-НДФЛ

Доходы, которые физические лица, резиденты и нерезиденты РФ, получают на территории России, облагаются подоходным налогом. Сведения о доходах, полученных гражданами, и сумме, исчисленного НДФЛ, отображаются в специальной справке. Граждане, которые получили доход в отчетном периоде и уплатили налог, являются налогоплательщиками.

Субъекты, которые выплатили им определенную сумму, являются налоговыми агентами. Первая категория лиц имеет право на получение справки от работодателя по ф. 2-НДФЛ, когда требуется подтвердить свои доходы. Вторые обязаны подавать сведения по ф. 2-НДФЛ в территориальные отделения НС.

Налоговыми агентами являются работодатели, осуществляющие свою деятельность на территории РФ. Это могут быть российские или иностранные компании, их обособленные подразделения, предприниматели, лица, занимающиеся частной юридической практикой.

Они не только оплачивают наемный труд, но исчисляют, удерживают и уплачивают налог, отчитываются по каждому работнику. Для чего нужна справка 2-НДФЛ налоговикам? Для того чтобы осуществлять контроль за начислением налога на выплаченные доходы физлицам.

ИП указывают свои доходы в декларации по ф. 3-НДФЛ, а на нанятых работников в справке по ф. 2-НДФЛ. Если СХД не выплачивал доходы физлицам в предыдущем году, значит, не исчислял и не удерживал НДФЛ, то справку подавать не следует.

Существуют ситуации, когда выплаты производились налоговым агентом, но исчислять налог ему не следует. Например, налогоплательщик обязан сам исчислять и уплачивать налог либо ему выплачивается такой доход, с которого он самостоятельно уплачивает НДФЛ. В других случаях выплачиваемые вознаграждения не облагаются подоходным.

Когда налоговый агент выплатил доход физлицу, но не имел возможности удержать подоходный, он обязан по истечении отчетного периода в течение 2 месяцев известить об этом налоговую, подав сведения также по ф. 2-НДФЛ.

Главные нюансы

Каждому наемному работнику, безработному или пенсионеру рано или поздно придется столкнуться с ситуацией, когда у него потребуют информацию о доходах по форме 2-НДФЛ. Он также должен знать, зачем ему представлять справку в тот или иной орган, организацию, какие сведения нужны о нем другим лицам.

Что это такое

Справка по ф. 2-НДФЛ, с одной стороны, является официальным документом, который выдается настоящему или бывшему работнику для предоставления по требованию. С другой стороны, это форма отчетности для налоговой. Если в НС 2-НДФЛ подается за отчетный период, которым является календарный год, то по требованию гражданина работодатель обязан выдать справку за любой период: полгода, год, 2 года.

В зависимости от того, кому она предоставляется, вносимые сведения будут отличаться:

При оформлении справки для работающего сотрудника или уволившегося В нее вносятся сведения о:

  • работодателе (наименование или Ф. И. О. предпринимателя, его ИНН и КПП, другие);
  • получателе (данные на основании паспорта, гражданство, статус);
  • выплаченном доходе по месяцам, который облагается подоходным;
  • суммах налоговых вычетов, которые указываются помесячно, они могут быть имущественные, социальные, стандартные;
  • итоговой сумме доходов, исчисленного налога и вычетов.
Когда справку оформляет налоговый агент в отношении физлиц, которым выплатил зарплату в отчетном периоде и удержал налог В ней проставляется признак для налоговой – «1». По всем физлицам отображается такая же информация, как в справке, которую получает один сотрудник.
Если справка оформляется для налоговой по физлицам, которые в отчетном периоде получили доход, но подоходный не был удержан и перечислен На ней следует проставить признак «2».

Помимо общих сведений, в документе указывается общая сумма:

  • дохода, с которого НДФЛ не был удержан;
  • не удержанного НДФЛ.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ
Образец заполнения справки 2-НДФЛ

Где её обычно требуют

Гражданину справка по ф. 2-НДФЛ может понадобиться в любой ситуации, в обязанности налогового агента входит выдать документ по требованию работника.

Чаще всего справку требуют:

  • Банки, когда потенциальный заемщик претендует на получение денег, причем чем больше сумма займа, тем жестче требования в отношении пакета документов. Обязательно справку потребуют при оформлении ипотеки и кредита на приобретение авто, а при потребительском кредитовании чаще всего она не требуется.
  • При увольнении работник должен взять справку и представить в центр занятости, который на основании данных о заработке будет осуществлять безработному выплату пособия на протяжении определенного периода.
  • Родители, чьи дети обучаются в платном ВУЗе. Они имеют право на налоговый вычет.
  • В суде, когда происходит разбирательство в отношении задолженности по алиментам или назначении выплат, усыновления ребенка, трудового спора, рассматриваются другие гражданские дела.
  • В посольстве, когда требуется оформить визу.
  • В других случаях, например, требуется оформить декларацию по ф. 3-НДФЛ, куда вносятся данные из справки.

В обязанности работодателя входит выдать 2-НДФЛ за период, указанный работником. Максимально налоговый агент имеет право выдать справку за 3 года, когда доходы выплачивались работнику.

Особенности предоставления

Законодатель в НК, в ст. 230 (п. 3) обязывает работодателей выдавать справки по ф. 2-НДФЛ работникам по их заявлениям.

Обращаться за документом имеет право гражданин, который состоял или состоит на данный момент с работодателем в трудовых отношениях на основании трудового договора или гражданско-правового, получил (ал) от него выплаты или иные вознаграждения, считающиеся доходом. Этим гражданином может быть резидент РФ или иностранец.

Обращаться за документом разрешается неограниченное количество раз. Работник также может запросить неограниченное количество оригинальных экземпляров документа. Сообщать налоговому агенту, куда требуется справка, работник не обязан. Согласно ТК, ст. 62 на оформление справки должно уйти не более 3 дней.

Оформить необходимое количество экземпляров можно только оригинальных, с подписями ответственных сотрудников. Копия справки 2-НДФЛ не может быть принята никакой организацией. Точно так же не принимается к рассмотрению в 2018 году, как и раньше, документ, который оформлен с ошибками или имеет исправления.

Получить справку в электронном виде от работодателя можно, но после распечатки на принтере без подписи она будет недействительна. Заявитель должен получить документ лично в руки или на почтовый адрес, указанный им в заявлении. Обычно за 2-НДФЛ обращаются в бухгалтерию предприятия.

Получение справки некоторыми лицами имеет свои особенности:

  • Индивидуальные предприниматели не могут оформлять справку самому себе, поэтому при требовании предоставить информацию о доходах они могут предъявить декларацию по ф. 3-НДФЛ. Если ИП одновременно является наемным работником, то запросить документ он может у своего работодателя.
  • Если уволившийся сотрудник столкнется с ситуацией, что предприятие (ИП), где он раньше работал, закрылось или ликвидировалось, то обратиться за справкой можно в территориальное отделение НС, где СХД раньше находился на учете.
  • Если гражданин не получил справку при увольнении, то это можно сделать в любой момент, когда возникнет необходимость. Когда справка требуется безработному, например, для оформления кредита, то обратиться можно на предыдущее место работы. Но, если с момента увольнения пройдет много времени, то сведения из 2-НДФЛ потеряют для банка свою актуальность. В данном случае взять документ можно будет в центре занятости, если безработный находится на учете. Но не всякий банк согласится выдать заем при предоставлении такой справки. Но ф. 2-НДФЛ, оформленная центром занятости, будет принята судом.
  • Когда военнослужащий находится на государственной службе и получает зарплату согласно официальному контракту, он имеет право на оформление справки. Сложность заключается в том, что расчетный центр Министерства Обороны чаще всего находится далеко, от места его службы, поэтому подавать заявление придется по почте заказным письмом. После того как заявление будет получено, документ оформят в течение 5 дней и вышлют по указанному адресу. Отправить прошение можно и по электронке. Обычно получение такой справки военнослужащим занимает немало времени.

Когда справка по ф. 2-НДФЛ подается в налоговую в виде отчетности, то ее можно оформить на бумажном носителе, если указывается количество работников меньше 25 человек, в других случаях потребуется только электронный вариант.

Детали заполнения

Последний вариант формы 2-НДФЛ был утвержден в 2015 г. Как заполнять справку обязан знать ответственный сотрудник предприятия, чаще всего это бухгалтер. Оформляется она только за прошлое время.

Так:

Поле о признаке Заполняется налоговым агентом, когда документ сдается в налоговую в качестве отчетности. При выдаче справки работнику его заполнять не следует.
Раздел 1 Здесь должны указываться сведения о СХД, который выплачивал доход гражданину. Важно вносить адрес расположения организации, чтобы обособленное подразделение, например, не было перепутано с главным офисом, ведь наименования у них будут одинаковые. Обязательно в соответствующее поле заносится код ОКТМО. В бланке для его размещения предусмотрено 11 клеточек. Если после записи остаются лишние, в них следует проставить прочерк.
Раздел 2 Вносится информация о получателе доходов (налогоплательщике).

В соответствующие поля вносится:

  • Ф. И. О., если гражданин(ка) ее сменил, и данные не были зафиксированы налоговой, то при сдаче отчета потребуется приложить копию паспорта;
  • статус налогоплательщика, проставляется «1» в отношении резидента, «2» для нерезидентов и «3», если получатель справки иностранец – специалист высокой квалификации;
  • информация о гражданстве, код страны следует взять из специального классификатора;
  • код документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, для паспорта им является числовое значение «21».
Раздел 3 Указывается информация о кодах доходов, которые выплачивались работнику, и профессиональных вычетов. Здесь также указывается код дохода, на который налог на доходы физических лиц не начисляется (НК, ст. 217). В разделе требуется указать общую сумму выплаченных доходов и профессионального вычета.

Статья 217. Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)

Раздел 4 Указываются суммы других вычетов, если они были у налогоплательщика, стандартных, имущественных, социальных.
Раздел 5 Вносится сумма подоходного, который требуется уплатить. Для ее вычисления необходимо из налоговой базы отнять сумму вычетов, а полученный результат умножить на 13%.

Подписать документ необходимо в левом углу и только синей пастой.

Ответственные работники нередко допускают ошибки при заполнении справки, к наиболее распространенным относятся:

  • неверно указан признак документа;
  • возле подписи отсутствует расшифровка фамилии ответственного лица;
  • вместо синей пасты была использована черная;
  • для заполнения использован устаревший бланк;
  • код ОКТМО указан неверно;
  • вместо адреса обособленного подразделения указали расположение головного офиса;
  • дата оформления документа вписана не в арабском формате;
  • вычеты были указаны 2 раза, сначала в разделе 3, а потом в 4-м;
  • код вычета не соответствует коду дохода;
  • статус налогоплательщика указан неверно;
  • другие.

Для чего обычно нужна справка 2-НДФЛ

Работник должен знать, для чего нужна справка 2-НДФЛ, когда он устраивается на новую работу или ему требуется сделать вычет на лечение.

Приём на новую должность

В бухгалтерии на новом месте работы могут затребовать 2-НДФЛ с предыдущего. В данном случае для бухгалтерского учета требуются сведения за период с начала календарного года до момента увольнения.

Если принятому работнику потребуется получать стандартные вычеты, то необходимы сведения о доходе, который выплачивался с начала года. Ведь вычет можно предоставить до момента, пока общий доход работника в отчетном периоде не достигнет 350 тыс. руб. При отсутствии 2-НДФЛ стандартный налоговый вычет работник получить не сможет.

Не представляют справки при устройстве на работу граждане, которые:

  • раньше не работали;
  • не имели доходов в текущем году, потому что нигде не работали.

Следует учитывать, что справка о заработке, который раньше имел работник, и ф. 2-НДФЛ являются разными, они не могут быть взаимозаменяемыми. Информация, которая отображается в этих документах, совершенно отличается.

Пенсионеру

Если 2-НДФЛ потребуется пенсионеру, сбережения которого находятся на счете негосударственного ПФ, для оформления документа он может обратиться в его отделение. Заявление разрешается подавать лично или отправлять по электронке.

Пенсионер, получающий пенсию в государственном ПФР, не может получить справку по ф. 2-НДФЛ. Такие пенсии не облагаются подоходным. Единственное, что могут ему выдать, это справку о выплатах в определенном периоде, который он закажет, но она отличается от 2-НДФЛ.

Возврат на лечение

Получить вычет на лечение можно, представив в налоговую пакет необходимых документов, он отличается в зависимости от того, за кого производилось лечение. В любом случае потребуется подать декларацию по ф. 3-НДФЛ, что даст право на получение социального вычета. Отчет сдается в территориальное отделение НС по месту прописки гражданина.

Если постоянной прописки и штампа в паспорте нет, то обращаться следует по месту временной регистрации. Для возврата суммы налога по лечению, его следует подтвердить документами, где отображается оплата. Помимо различных документов и декларации, требуется справка по ф. 2-НДФЛ, ее необходимо оформить за тот год, за который происходит возврат налога.

Форма 3-НДФЛ за 2018 год

Нести документ за неполный год, в котором заявление на вычет подавалось, не нужно.

Подать пакет документов вместе с заявлением разрешается в любое время, но срок ограничен 3-мя годами. Нередко в налоговой не принимают заявление вместе с подачей декларации, утверждая, что срок еще не наступил. В таком случае следует обязательно поинтересоваться, когда именно его принести, иначе возврат на лечение не произойдет.

Срок действия и ответственность

У справки нет конкретного срока действия, но перед тем как ее оформлять следует уточнить период, за который требуется представить информацию. Например, банки устанавливают свои сроки, другие организации обычно требуют информацию за 2 последних года. Новый бланк, который применяется с 2018 г., не имеет места для печати, поэтому реквизит не является обязательным.

В то же время его наличие не считается ошибкой. Справка подается налоговыми агентами, выплатившими зарплаты и иные вознаграждения физлицам в предыдущем году, до апреля года, следующего за отчетным. Ответственность за несвоевременное представление сведений возлагается на налогового агента в случае просрочки подачи отчета в налоговую.

Скачать образец заполнения нулевой формы 2-НДФЛ

Штрафные санкции возлагаются на:

Физические лица В размере 100–300 руб.
Должностные В пределах 300–500 руб.

Если в отчете будет обнаружена ошибка, то на организацию наложат штраф в размере 500 руб. Санкция не применяется, если ошибка после сдачи отчета обнаружена самим налоговым агентом, который представит уточненные сведения. Когда отчет с ошибкой сдается раньше срока и инспектор ее выявит, у СХД есть еще время до 1 апреля подать уточненные сведения, но это не избавит его от штрафа.

За отказ в выдаче справки работнику на организацию могут наложить штраф в размере 30–50 тыс. руб. Должностное лицо могут наказать на сумму 1–5 тыс. руб. Без справки новая организация может не осуществить приём на работу и гражданин потеряет доход, а банк, например, не выдаст кредит. Поэтому, если пострадавший обратится в суд или трудовую инспекцию, то нарушителей закона привлекут к ответственности.

Часто задаваемые вопросы

В отношении 2-НДФЛ граждане и налоговые агенты часто задают вопросы.

На примере некоторых из них можно рассмотреть важные понятия о документе:

Работник компании имеет постоянную прописку в другом регионе. Обязан ли его работодатель представлять сведения по ф. 2-НДФЛ по месту его регистрации? Нет, не обязан, потому что налоговые агенты отчитываются только в территориальные отделения НС, где находятся на учете.
Если у работника за последний год не было доходов, облагаемых подоходным, нужно ли ему по требованию выдавать справку? Нет, НДФЛ не исчисляется на доходы данного работника, поэтому ему не может быть выдан документ с прочерками или нулевыми показателями.
Разрешается ли получить на руки документ близкому родственнику заявителя, если последний этого сделать не может? Данную ситуацию можно заранее предусмотреть и указать сведения о получателе справки в заявлении. Близкий родственник должен явиться в бухгалтерию предприятия со своим паспортом и получить справку.
Когда гражданин устраивается на новое место работы, в обязательном ли порядке следует представить справку с предыдущего? Нет, только при желании и возможности получить налоговый стандартный вычет. Если гражданин знает, что вычет ему не положен, справку можно не брать.
Если от гражданина в посольстве требуют представить справку за последние 5 лет, но за это время он сменил несколько работ, а некоторых работодателей вовсе не может найти, как поступать в такой ситуации? Гражданину следует обращаться с заявлением в отделение НС по месту своего проживания (прописки), там выдадут необходимый документ.
Когда у одного из работников отсутствует ИНН, как налоговому агенту заполнять 2-НДФЛ для сдачи в НС? Заполнение поля с ИНН работника является необязательным.

Отправить