Зачем нужен штрих-код на справке 2-НДФЛ

share on:
Зачем нужен штрих-код на справке 2-НДФЛ

В наше время далеко не все компании начали пользоваться электронным средствами для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом любой начинающий предприниматель может столкнуться с потребностью выдачи своим сотрудникам справки 2-НДФЛ, на которой должен стоять штрих-код.

Налоговой службой был разработан специализированный метод учета и обработки сведений, отраженных на различных бумажных носителях, и было принято решение внедрить использование специализированных штрих-кодов, с помощью которых государственным служащим удастся решить огромнейшее количество проблем, связанных с ведением учета и сдачей отчетности.

Многие не знают о том, зачем нужен штрих-код на справке 2-НДФЛ и как его использование регулируется действующим законодательством в 2018 году.

Должен быть или нет

Главным предназначением указания штрих-кодов является обеспечение автоматизации ведения отчетности для налоговой службы. Определенная маркировка присутствует у каждой налоговой и других форм, и все это в целом представляет собой отдельный элемент развития электронного документооборота в нашей стране.

Если отчетность сдается в бумажном, а не в электронном виде, сотрудникам налоговых органов нужно самостоятельно заниматься перенесением всей необходимой информации в свои программы.

Штрих-код, который считывается с помощью специального оборудования, предоставляет возможность полностью отказаться от необходимости ручного введения данных, в связи с чем исключаются также и неизбежные ошибки. Чтобы данное поле не повредилось, крайне не рекомендуется в процессе оформления документации скреплять несколько листов стандартным степлером.

На справке 2-НДФЛ его нужно ставить в обязательном порядке, то есть с уже размещенным штрих-кодом, в связи с чем была утверждена определенная форма справки. Если же он отсутствует, то в таком случае налоговые органы просто не примут информацию о прибыли, а в качестве основания для отказа укажут то, что переданные справки не соответствуют принятым нормам.

Если справки о прибыли заполняются с помощью специализированных бухгалтерских утилит, то в таком случае не должно возникать никаких сложностей с проставлением штрих-кодов на 2-НДФЛ, так как программа проводит автоматическую загрузку актуальных бланков.

Если же по какой-либо причине такой формат не используется, то в таком случае можно вручную заполнять все необходимые документы и подавать отчетность в бумажном виде, но допускается это только в том случае, если средняя численность сотрудников организации составляет менее 25 человек.

Если же среднее число работников компании больше, то в таком случае можно использовать специальную программу, размещенную на официальном сайте налоговой службы, которая помогает провести подготовку данных по форме 2-НДФЛ на любое число работников с целью их дальнейшей подачи в виде налоговой отчетности.

Скачать образец заполнения нулевой формы 2-НДФЛ

Законные основания

Форма справки, а также порядок ее оформления утверждаются соответствующим приказом Налоговой службы №ММВ-7-11/485, изданным от 30 октября 2015 года. Основаниями для разработки данного документа является пункт 5 статьи 226, пункт 4 статьи 31, а также статья 230 Налогового кодекса.

В соответствии с этими нормативными актами утверждается:

  • форма предоставления информации о доходах тех или иных физических лиц;
  • порядок оформления формы информации о прибыли физических лиц;
  • формат, в котором должна подаваться информация о прибыли физических лиц в электронном виде;
  • форма, в которой должно подаваться сообщение о невозможности удержания налогов, а также сумме прибыли физического лица, с которого не удалось удержать налог, и общую неудержанную сумму.

Помимо этого, в соответствии с этим приказом был полностью нивелирован приказ налоговой службы №ММВ-7-3/611, в соответствии с которым принималась ранее существующая форма подачи данных о доходах физических лиц.

Особенности бумаги

Необходимость распечатки таких документов со специализированными штрих-кодами закреплена уже более двух лет, причем для размещения этого элемента предусматривается строгое место на документе – их нужно ставить в верхнем левом углу сформированного документа. Данная маркировка на сегодняшний день является обязательной, так как с ее помощью обеспечивается существенное упрощение обработки отчетности.

С помощью использования данной маркировки данные из справки будут учитываться и записываться непосредственно в базу ИНФС, благодаря чему сотрудники налоговой службы смогут сэкономить огромнейшее количество времени.

В связи с этим, если требуется оформить справку по форме 2-НДФЛ, на ней в обязательном порядке должен присутствовать уникальный штрих-код, а если подача отчетности осуществляется в многолистовом варианте, то в таком случае крайне не рекомендуется объединять между собой страницы степлером, так как это может привести к повреждению двухмерных элементов, с помощью которых обеспечивается оптимизация электронного документооборота.

Если на использованных справках отсутствуют штрих-коды, то в таком случае сотрудники налоговых органов имеют полное право на то, чтобы отказать от приема этой документации, так как их оформление существенно отличается от принятой законом формы.

Конечно, если заранее заказать соответствующие бланки, то в таком случае на руки будут выданы бумаги, оформленные в правильном порядке, но в любом случае лучше все равно провести проверку штрих-кодов и в этой ситуации.

Как говорилось выше, единственным решением ситуации, когда на документе отсутствует маркировка, является оформление отчетности в бумажной форме, если в компании присутствует среднее количество сотрудников на уровне 25 человек, так как бухгалтерам подобных организаций предоставляется возможность подавать отчетность, заполненную от руки, и вполне достаточно обзавестись готовыми бланками. Для всех остальных остается только вариант с использованием программы «Налогоплательщик ЮЛ», размещенной на официальном сайте налоговой службы.

Пример штрих-кода на справке 2-НДФЛ
Пример штрих-кода на справке 2-НДФЛ

Цель применения штрих-кода на справке 2-НДФЛ

В современной сфере налогов и бухгалтерии использование штрих-кодов на справке 2-НДФЛ осуществляется с целью достижения нескольких целей:

  • существенное упрощение процессов, связанных с введением информации о деятельности тех или иных организаций;
  • увеличение уровня работы используемой базы данных;
  • сокращение ошибок, связанных с вводом и обработкой данных о тех или иных налогоплательщика.

Ведение учета осуществляется с применением стандартизированных правил, принятых для размещения подобных кодов на отчетных страницах или же в процессе оформления декларации. Каждый отдельный документ или же разные его страницы полностью соответствуют установленному двухмерному коду, в связи с чем налаженная классификация позволяет полностью исключить возникновение каких-либо сложностей или же допущение ошибок в процессе проведения всевозможных проверок или собственного учета.

Информация с налоговой декларации, предоставленной уполномоченным агентом, в дальнейшем переносится в электронный файл, в связи с чем все необходимые данные собираются в одном месте. После этого проводится процедура детальной обработки электронного файла с применением специализированного модуля печати, и система отправляет всю полученную информацию в соответствующий шаблон налогового органа.

Когда данная процедура будет окончена, любое уполномоченное лицо или налоговый инспектор получат возможность выводить на печать любые нужные сведения из базы данных, если они требуются для ведения контроля и учета различных организаций или же предприятий.

После того, как все необходимые мероприятия будут полностью проведены, налоговый агент отправляет отчетность по месту проведения учета и регистрации предпринимателя.

С помощью машинного способа, а также специализированных технологий центра обработки информации, сотрудники налоговой службы проводят сопоставление всех полученных сведений, после чего вся полученная информация сверяется для определения всевозможных ошибок, недочетов или же отклонений от реальных показателей.

После этого уже осуществляется дополнительная обработки штрих-кода на справке 2-НДФЛ вручную, но с недавнего времени постепенно также начали внедряться специализированные технологии PDF417, которые позволяют избавиться и от такой необходимости.

Если говорить о преимуществах использования такой системы, благодаря которой она и стала настолько необходимой на сегодняшний день, то стоит отметить несколько основных:

  • экономия денежных средств и времени, которое нужно потратить налоговым инспекторам для проведения обработки всей полученной информации;
  • возможность ведения удобного и простого учета для современных компаний, в связи с чем тратится гораздо меньше ресурсов для сбора всей необходимой информации по основной экономической деятельности;
  • существенное увеличение скорости обработки всей необходимой информации.

Помимо этого, определенные стандарты также распространяются на формат печати всех необходимых отчетностей. В соответствии с требованиями действующего законодательства предусматривается необходимость использования только высококачественной бумаги, современных моделей принтеров, и при этом печатать данные в одностороннем формате.

Стоит отметить, что раньше использование графического изображения требовалось при оформлении некоторых других документов, таких как налоговая декларация по прибыли, 3-НДФЛ, НДС и других документов.

Теперь же было принято решение также использовать штрих-коды в верхнем левом углу в процессе оформления справки 2-НДФЛ, где проставляется специализированная символика PDF417, обеспечивающая оперативную идентификацию используемого документа. Каждый тип отчетности использует собственный уникальный код, и данная классификация является достаточно отлаженной, полностью избавляя от каких-либо сложностей в процессе оформления или обработки поданных документов.

Если не предоставляют

Нередко случаются такие ситуации, что налоговыми агентами используются последние версии специализированных бухгалтерских программ, с помощью которых налоговый агент полностью избавляется от того, чтобы ставить 2-НДФЛ штрих-коды на свою документацию, так как вместо него данная процедура будет полностью автоматически проведена используемой программой. В конечном итоге данная утилита выдаст уже заполненные в соответствующей форме справки, на которых сразу будут стоять все необходимые штрих-коды.

Если же используемая утилита по тем или иным причинам в процессе своей работы не ставит штрих-коды, то в таком случае можно действовать уже в зависимости от того, за какое количество сотрудников компания подает отчетность в государственные органы.

Чтобы исключить какие-либо недоразумения, связанные с использованием новых бланков, с которых некоторое оборудование не может считать информацию или же некорректно проводит данную процедуру, то в таком случае можно придерживаться определенных рекомендаций.

В первую очередь, лучше всего отказаться от соединения нескольких бумаг с помощью скоб или же скрепок, так как они могут нанести повреждения используемым штрих-кодам.

Если же в уже заполненную справку в дальнейшем нужно будет внести какие-либо корректировки, ответственное лицо должно будет провести повторное форматирование используемых документов, а также их распечатку, если действительно появится такая необходимость.

Отправить