СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) представляет собой форму ежемесячной отчетности, которая была утверждена руководством Пенсионного фонда России в 2020 году. Ввод данной формы отчетности связан с изменениями в законодательстве, регламентирующим порядок индексации пенсии.
По новым законам индексация пенсии официально трудоустроенных пенсионеров не производится, в отличие от неработающих. Но в тоже время, если работающий пенсионер прекратит свою трудовую деятельность, то ПФР будет обязан проиндексировать его пенсию за тот период, в который пенсионер работал по трудовому или гражданско-правовому договору.
Указанная система проведения индексации обязывает сотрудников пенсионного фонда в точности знать, в какие периоды пенсионер работал, чтобы по окончанию его трудовой деятельности можно было бы провести адекватную индексацию пенсии. Задача предоставления такой информации в ПФР ложится на работодателей, которые обязаны вести отчетность СЗВ-М.
В соответствии с законодательством к сдаче отчетов СЗВ-М привлекаются следующие категории лиц:
- организации, имеющие сотрудников, нанятых по трудовым договорам;
- индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных сотрудников;
- граждане, осуществляющие частную практику.
Новый формат документа
В соответствии с законодательством РФ, а именно Федеральным законом № 27 от 1996 года, страхователь обязуется предоставлять данные о всех работающих у него застрахованных лиц, отчет должен составляться в формате СЗВ-М, срок сдачи не позже 10.10.2016 года.
Также распоряжение № 432р руководства Пенсионного фонда России (ПФР), вышедшее в конце августа 2020 года под названием «Утверждение формата отчетности о застрахованных лицах» вносит некоторые изменения в формат электронной сдачи отчета СЗВ-М. Старое распоряжение о форматах сдачи отчетов, вышедшее 25 февраля 2020, потеряло актуальность и является утратившим силу.
Перечисленные изменения, произошедшие в форматах сдачи отчетов, объясняются тем, что в электронной системе СЗВ-М была внедрена новая процедура упрощенной проверки форм.Начиная с сентября 2020 года, данные отчетности СЗВ-М регистрируются отделениями ПФР в новой форме. Но до 1 ноября 2020 года будет действовать переходный период, в течение которого отделения ПФР обязаны принимать отчеты СЗВ-М как в новой форме, так и в старой.
Вся необходимая информация, например текст распоряжения № 432р, а также специализированное ПО для создания и проверки правильности заполнения формы отчетности СЗВ-М находятся на официальном сайте Пенсионного фонда России.
Также страхователю рекомендуется обратить внимание на важность проведения форматно-логистических проверок электронной отчетности СЗВ-М, которые желательно проводить перед каждой отправкой отчета в органы ПФР. Сделать такую проверку можно с помощью программного обеспечения CheckPFR.
Кто должен сдавать
Сдавать форму СЗВ-М обязаны все работодатели, которыми могут быть:
- компании и их обособленные подразделения;
- индивидуальные предприниматели;
- частнопрактикующие лица (адвокаты, детективы и т.д.).
СЗВ-М за сентябрь 2020 года необходимо заполнять, указывая данные обо всех работниках компании, которые работали по трудовому договору в отчетном месяце. При этом не имеет значения то, что компания или частный предприниматель могли не вести деятельность в сентябре. Также стоить помнить, что подавать СЗВ-М обязательно и в том случае, если в сентябре только был заключен трудовой договор с сотрудником.
Если работники осуществляют трудовую деятельность (производство или услуги) по договору, оформленному, как гражданско-правовой, то данные о них отображаются в отчете СЗВ-М только при обязательном соблюдении одного или двух необходимых условий: сотруднику выплачены денежные средства, на сумму заработной платы начислены взносы.
В общем, в том случае, если в сентябре 2020 года денежные средства работникам оформленным по гражданско-правовому договору выплачивались, но взносы с них не начислялись, то работодателю нет необходимости включать в СЗВ-М данные этих сотрудников.
Образец заполнения СЗВ-М за сентябрь 2020 года
СЗВ-М за сентябрь 2020 года передается в органы ПФР и включает в себя следующие сведения: ФИО работника, его ИНН, а также номер социального страхования (СНИЛС).
Срок сдачи СЗВ-М за октябрь 2020 — не позднее 10 ноября. Подробности читайте здесь.
Все данные заносятся в соответствующую таблицу:
| Номер пункта | ФИО сотрудника (указывается в именительном падеже) | СНИЛС сотрудника (заполняется в обязательном порядке) | ИНН сотрудника (заполняется только в случае наличия у работодателя информации об ИНН работника) |
| 1 | Иванов Иван Петрович | 123-123-123-123 | 123456789123 |
| … |
Отчет необходимо заверить подписью руководителя и ее печатью компании, если она используется. Также нужно обратить внимание на то, что отсутствие в отчете информации о ИНН сотрудников не должно стать препятствием к принятию документа в отделении ПФР. За остальные ошибки в заполнении формы страхователю придется выплатить штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного сотрудника.
Порядок заполнения отчета включает в себя четыре этапа:
| Заполнение первого раздела | В нем указываются данные работодателя, его регистрационный номер в ПФР, а также ИНН и СНИЛС. |
| Заполнение второго раздела | Тут указывается месяц за который предоставляется отчет. |
| Заполнение третьего раздела | В нем указывается тип формы, который может быть исходным, дополняющим и отменяющим. |
| Заполнение четвертого раздела | Здесь, в специальной таблице, необходимо указать данные сотрудника организации. |
Часто при подготовке и сдаче отчета СЗВ-М возникает один немаловажный вопрос — кто должен его сдавать, бухгалтерия или отдел кадров компании? К сожалению, в законодательстве по этому поводу не существует четких разъяснений. Поэтому в большинстве случаев обязанность по составлению и сдаче отчета распределяет руководитель компании, обычно это положение прописывается в трудовом договоре или в должностной инструкции.
Таким образом, если директор решит, что работу по подготовке и сдаче СЗВ-М должен выполнять бухгалтер, то это решение пропишется в его должностной инструкции. И в соответствии со ст. 57 ТК РФ бухгалтер будет обязан вести учет персонифицированных данных, поскольку это станет частью его рабочей функции.
В свою очередь ведение учета кадров, сбор по ним информации и отправка соответствующих отчетов осуществляется сотрудниками отдела кадров. Данное положение отражено в Приказе Минтруда № 691 от 6 октября 2020 года. Но сдача отчета СЗВ-М кадровиками не всегда эффективна, поскольку у них в большинстве случаев нет доступа ко многим данным сотрудников, которые необходимо указывать в форме. Поэтому им часто приходится запрашивать необходимую информацию в той же бухгалтерии или юридическом отделе.
Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что ведение отчета СЗВ-М лучше всего поручить сотрудникам бухгалтерии. В большинстве предприятий так и поступают.
Нужно ли сдавать нулевой отчет
Ответ на вопрос, нужно ли сдавать нулевой отчет СЗВ-М за сентябрь 2020 года, зависит от того, что подразумевается под нулевым отчетом. Особенность здесь заключается в том, что нулевого отчета по СЗВ-М не может быть в принципе, поскольку если не включать в отчет ни одного сотрудника, то такой документ теряет весь смысл. Так называемым «пенсионщикам» в сдаче отчетов СЗВ-М также нет необходимости, потому-что такие формы не несут в себе никакой информации.
Особняком стоит вопрос о включении в форму СЗВ-М учредителя компании. Окончательные разъяснения на по этому вопросы были даны руководством ПФР и Минтруда в соответствующих документах.
В разъяснениях указывается, что не включать единственного начальника можно в следующих случаях: с ним не подписан трудовой договор или он не получает денежных вознаграждений от компании. Таким образом, если в сентябре 2020 года с учредителем не подписывался трудовой договор и он не получал денежных вознаграждений, то форму СЗВ-М сдавать не следует.
Но нужно заметить, что в старом письме от руководства ПФР от 06 мая 2020 года указывается следующая информация: организации обязываются сдавать формы СЗВ-М на единственного директора, даже если он не подписывал трудового договора и не получал вознаграждения.
Поэтому многие сотрудники бухгалтерии до сих пор считают, что сдавать СЗВ-М на единственных учредителей необходимо. И хотя такие действия не обязательны, но в то же время они не запрещены, поэтому отделения ПФР должны принимать отчеты СЗВ-М, если в них указан единственный учредитель, не заключивший трудовой договор.
Когда и в какой форме предоставить
Данные о составе штата организации и подрядчиках, являющихся физическими лицами, работавшими в сентябре 2020 на организацию, необходимо предоставлять в отделения Пенсионного фонда России не позже 10 октября 2020 года.
Такой порядок предоставления утвержден Федеральным законом № 27 от 01.04.1996 г. В случае, если страхователь не успеет отчитаться за указанный период, то на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, за которого не поступил отчет.
Если в организации численность персонала меньше 25 человек, то сдавать отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде. Хотя при меньшей численности рекомендуется сдавать форму СЗВ-М в электронном виде: данная рекомендация содержится в Федеральном законе №27.
Сдача отчета в бумажном виде не будет нарушением, но сотрудники Пенсионного фонда России могут не засчитать такой отчет как принятый и оштрафовать страхователя на 500 рублей за каждого сотрудника.
Образец заявления об уточнении платежей в ПФР можно найти тут.
В нашей статье указаны тарифы страховых взносов на травматизм в 2020 году.
