Как написать заявление о выдаче в кассе предприятия наличных денег под отчет

В любой организации бывают моменты, когда появляется необходимость выдачи сотрудникам денег под отчет для реализации целей, связанных с деятельностью данной организации. Цели, на которые могут выдаваться средства организации, устанавливаются законодательством.

Чаще всего наличные средства под отчет выдаются, когда появляется необходимость:

• приобретения каких-либо расходных материалов;
• ремонта техники;
• отправления сотрудника в командировку;
• расчетов по договорам.

Из-за того, что выдача средств под отчет имеет много особенностей, для многих организаций этот процесс является большой проблемой.

Специалисты, которые занимаются подобными вопросами, долгое время не могли прийти к единому мнению насчет заявления о выдаче подотчетных сумм: одни утверждали, что данное заявление оформлять не обязательно, а другие твердили, что заявление должно быть составлено.

Однако, в соответствии с указанием Банка России от 2020 г., каждая организация выдавать средства под отчет должна только на основании соответствующего заявления. Из этого следует, что заявления о выдаче средств обязательно должно иметь каждое предприятие. Для сокращения затрат времени на его оформление целесообразно будет создать уже готовый бланк заявления, в который потом вносить все необходимые данные.

После использования полученных средств, сотрудником должен быть предоставлен авансовый отчет. В кассовых операциях эти отчеты имеют большое значение.

Наличие ошибок в оформлении документов может привести к негативным последствиям, например, доначисление НДФЛ или другие штрафные санкции. Чтобы избежать возможных проблем, нужно при оформлении документов соблюдать все правила, установленные законодательством.

Правила получения денег

Новые правила, по которым будут выдаваться деньги, вступили с силу в 2020 году. Опираясь на них, будет осуществляться процесс выдачи средств под отчет абсолютно на всех предприятиях.

Как сказано в указании Банка России, оформление выдачи подотчетных денег осуществляется путем составления расходного кассового ордера (РКО), который оформляется на основании заявления подотчетного лица.

До внесения изменений подотчетные средства могли быть выданы только штатному персоналу организации, но с 2020 г. на получение средств имеют право и внештатные работники.

Правила, в соответствии с которыми должна осуществляться выдача денег:

• выдача средств возможна только на цели, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации;
• подотчетные суммы могут быть выданы только сотрудникам, с которыми оформлено трудовое или гражданско-правовое соглашение;
• заявление о выдаче средств должно подтверждаться подписью руководителя организации;
• получение сотрудником подотчетных средств обязательно подтверждается оформлением РКО;
• выдача средств организации возможна только сотрудникам, которые не имеют задолженностей по предыдущим операциям;
• подотчетное лицо должно составить отчет по затратам, который нужно предоставить в бухгалтерию вместе с другими подтверждающими документами;
• все предоставленные документы подвергаются проверке, после чего директор предприятия определяет период погашения суммы, которая была выдана.

Максимальные сроки, на которые могут быть выданы деньги, не устанавливаются государством, поэтому длительность периода погашения устанавливает руководитель предприятия.

Наличными или на карту?

Деньги под отчет могут быть выданы двумя способами:

Первый способ	Это получение средств наличными.
Второй способ	Это получение денег на карту сотрудника (как личную, так и корпоративную).

Перевод подотчетных средств на банковские карты не противоречит законодательству, поэтому подотчетное лицо вправе просить об этом.

Но, чтобы избежать каких-либо проблем, нужно соблюдать такие моменты:

• подотчетное лицо должно подать заявление на выдачу денег, в котором должны быть указаны реквизиты счета;
• чтобы избежать путаницы, в графе «назначение платежа» нужно будет указать, что это средства под отчет;
• в учетной политике организации прописать порядок, в соответствии с которым будет происходить перечисление средств на карту;
• подотчетное лицо должно сохранять все данные о пользовании картой, а потом эти данные должны быть прикреплены к авансовому отчету.

Альтернативой зарплатной карте сотрудника является корпоративная карта. Для того чтобы воспользоваться корпоративной картой, сотрудник должен написать заявление на ее использование.

В таком случае желательно утвердить порядок, в соответствии с которым будут использоваться карты:

• запрещено разглашать информацию о пароле карты посторонним;
• к авансовому отчету нужно прикрепить чеки, которые будут подтверждать пользование картой;
• если руководителем компании не было подтверждено использование подотчетных средств, то они будут удержаны из зарплаты подотчетного лица;
• должен быть составлен перечень лиц, имеющих доступ к карте;
• выдача корпоративной карты и ее возврат должны быть отображены в журнале учета;
• если карта была украдена или потеряна, то об этом нужно сразу же заявить в банк.

Датой выдачи денег организации считается не момент выдачи карты сотруднику, а момент, когда были сняты средства.

Заявление на выдачу аванса под отчет и дальнейшее оформление

Для получения подотчетных средств сотрудником должно быть написано заявление на имя руководителя организации. Раньше такие заявления должны были оформляться только собственноручно, но, после внесения изменений, допускается составление заявлений о выдаче средств на компьютере.

Перед приемом подобного заявления от сотрудника специалисты должны сначала проверить, есть ли у данного работника задолженность по предыдущим аналогичным операциям.

В законодательстве нет установленного бланка этого заявления, поэтому составлять его можно в произвольной форме.

Заявление на выдачу аванса под отчет должно включать в себя:

• реквизиты организации;
• инициалы директора;
• данные о размере выдаваемой суммы;
• цели, на которые будут использованы средства;
• сведения о периоде, за который должны быть эти средства использованы;
• дату, когда было составлено заявление;
• подпись руководителя компании.

Чтобы сотрудники не писали самостоятельно каждый раз заявление, руководитель предприятия может утвердить бланк заявления и оформить его в качестве приложения к соответствующему локальному акту на предприятии.

Многие специалисты при составлении бланка заявления о выдаче подотчетных средств берут за основу образцы, найденные в интернете, а некоторые и вовсе пользуются уже готовыми бланками.

Скачать бланк заявления на выдачу денег подотчет

После составления, заявление должно быть представлено руководителю организации для ознакомления, после чего он должен утвердить данный документ своей подписью.

Если получатель директор

Получить подотчетные средства имеют право как сотрудники организации, так и ее руководители. В некоторых ситуациях выдача средств руководителю организации может быть осуществлена на основании распоряжения, содержащего все необходимые данные. Это распоряжение должно быть адресовано кассиру. Но этот момент противоречит установленному законодательству, и при первой же проверке налоговых органов организация может быть привлечена к ответственности.

В законодательстве выдача подотчетных сумм предусмотрена на основании заявления, а не приказа или распоряжения. Также, согласно ТК РФ, директор организации является и руководителем и работником. Из этого следует, что руководителю необходимо самостоятельно подтверждать свое же заявление.

Из-за того, что это выглядит несколько нелепо, во многих организациях необходимость составления заявления игнорируется, что приводит к неприятным последствиям.

Проще ситуация может быть на крупных предприятиях, имеющих несколько руководителей. Если, к примеру, одному директору необходимо получить средства организации, то он составляет заявление на выдачу аванса под отчет на имя другого директора (например – финансового), который будет подтверждать его своей росписью.

Ответственность за отсутствие или неправильное оформление не предусмотрена, но проверяющие органы вправе вменить такие нарушения:

• порядка хранения свободных средств организации;
• порядка, в соответствии с которым должна соблюдаться кассовая дисциплина.

Если на организацию по этим причинам будет наложен штраф, то его можно оспорить с помощью обращения в суд.

Особенности оформления

В указаниях № 3210-У сказано, что сотрудники, которые получают подотчетные суммы, сами в заявлении указывают сумму и устанавливают срок выдачи средств. Когда деньги под отчет выдаются руководителю организации, все возможные противоречия устраняются из-за того, что не будет каких-либо несоответствий в сумме и периоде предоставления средств тех, который запланировал директор, и тех, которые были запланированы подотчетным лицом.

Порядок выдачи денег директору ничем не отличается от порядка выдачи денег другим сотрудникам. Руководителю также необходимо представить авансовый отчет, к которому должны быть прикреплены подтверждающие документы.

Эти документы представляются сотрудникам бухгалтерии, которые тщательно проверяют, куда были использованы подотчетные суммы. Авансовые отчеты также проверяются на правильность оформления.

Если была использована не вся сумма, то оставшиеся средства подлежат возвращению в кассу предприятия. Для этого специалистами оформляется соответствующий документ. Если выданных подотчетных средств не хватило на реализацию поставленных целей, то сумму перерасхода необходимо возместить подотчетному лицу.

Если подотчетным лицом не были возвращены в кассу организации выданные средства, а также он не представил соответствующие документы, подтверждающие использование денег в целях предприятия, то организация вправе удержать всю необходимую сумму из зарплаты сотрудника.

Руководителям организации так же, как и остальным сотрудникам, подотчетные средства могут быть выданы только после проверки наличия его задолженности по предыдущим операциям.

Исходя из этого следует, что руководители предприятий не имеют никаких привилегий при получении средств организации: им также нужно оформлять заявление на выдачу аванса под отчет, а потом им необходимо пройти проверку.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Ограничения

При выдаче подотчетных средств существуют определенные ограничения. Основным ограничением является то, то максимальная сумма выдачи средств равняется 100 тыс. р.

Однако здесь также имеются некоторые нюансы:

• если работник средствами организации произвел оплату оказанных ему услуг, то ограничение не применяется;
• если подотчетные средства используются для расчетов по соглашениям, то на одну сделку установлен лимит в размере 100 тыс. р.;
• несмотря на то, что максимальное время, на которое выдаются средства, не прописано в законодательстве, налоговые инспектора могут средства, выданные на длительное время расценить как заем, что повлечет начисление налогов;
• если подотчетные суммы перечисляются на банковскую карту, то организация должна иметь соответствующее соглашение с банком;
• если в заявлении на выдачу денег под отчет не содержится дата, когда должны быть возвращены средства, то считается, что средства выданы на один день.

Неправильное оформление всех необходимых документов или несоблюдение сроков представления отчетов об использовании средств могут повлечь за собой негативные проблемы.

Учет операций

Все кассовые операции должны фиксироваться в налоговом и бухгалтерском учете. При выдаче средств оформляется РКО, а также в бухгалтерский учет вносится соответствующая заметка. Если средства были использованы не все, и часть была возвращена в кассу, то в бухгалтерском учете также нужно осуществить соответствующую заметку.

В налоговом учете выдача денег под отчет рассматривается в качестве выдачи аванса. Пока подотчетным лицом не будет представлен отчет, не будут списываться расходы по НПП, и не будет происходить начисление НДФЛ.

Если подотчетное лицо не может подтвердить, куда были использованы средства, то с него будет удержан налог. Каждое использование средств должно подтверждаться документами (чеки, командировочные удостоверения и т.д.).

К кассовым и товарным чекам предъявляются определенные требования:

• они должны содержать хорошо пропечатанные названия приобретенного товара;
• все покупки должны быть приобретены в рабочее время;
• чеки должны содержать и печать, и номер.

Если сотруднику нужно получить подотчетные средства, а руководитель отсутствует, то оформить выдачу денег может главный бухгалтер или другое лицо на основании оформленной доверенности.