В части 3 статьи 91 Трудового кодекса РФ отмечается обязанность каждого работодателя по ведению учета времени, которое отработал сотрудник. Для этого вводится форма табеля учета рабочего времени. Она может быть двух видов.
При совместном ведении учета времени и оплаты труда работника используется форма Т-12. Если данные обрабатываются в автоматическом режиме, то применяется бланк Т-13. Частично они заполняются специальной программой. В этом случае указываются данные работника (ФИО, структурное подразделение, должность), а также номер по табелю.
Табель должен заполняться ответственным лицом. После этого документ передается на подпись начальнику отдела, сотруднику кадровой службы и бухгалтерии. Важно знать, какой предусматривается порядок внесения данных в 2020 году.
Зачем он необходим
Форма табеля учета рабочего времени составляется для достижения нескольких целей.
Документ потребуется для предъявления в компетентные органы:
- Бумага обязательно предоставляется в бухгалтерию. На основании ее производится начисление заработной платы. Также документ может подтвердить, что сотрудник выполняет свои обязательства.
- Табель предоставляется в Налоговую службу. Инспекторы проверяют начисление и удержание налоговых сборов, ведут учет рабочего времени в соответствии с выплаченной заработной платой.
- Заинтересоваться табелем могут сотрудники ФСС. Документ необходим для проверки правильности выплаты пособия при нетрудоспособности.
- Если в компании работают иностранцы, то проверить табель могут представители миграционной службы.
- С целью выявления нарушения трудового законодательства документ может потребоваться сотрудникам Трудинспекции. Если они обнаружат отклонения, то возможно привлечение работодателя к ответственности с освобождением от занимаемой должности.
- Если между работодателем и сотрудником возникают споры, то документ предоставляется в суд в качестве доказательств.
- На основании документа статистические органы составляют отчетность.
Кто обязан это делать
Все бюджетные организации обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников.
Заполнение бланка производится:
- представителем кадровой службы;
- начальником структурного подразделения;
- специалистом для ведения табеля.
Документ является очень важным. При этом небольшие организации могут не составлять его. Но для крупных компаний в обязательном порядке предусмотрен табельный учет.
Ведение осуществляется на основании принятого в учреждении порядка. Документ может составляться один на всю фирму, а также для одного подразделения.
Новый документ составляется каждый месяц. Он имеет порядковый номер в соответствии с номером месяца составления.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Заполнение производится вручную или с помощью программы excel. Но даже после внесения данных в электронную таблицу готовится печатная форма для утверждения и подписания.
Бланк табеля учета рабочего времени Т-12:
Порядок применения
В предприятии может быть разработан собственный бланк учета. Но он должен содержать основные данные, которые имеет унифицированная форма. Ее можно найти в программе по кадровому учету. Также скачать бланк разрешается в интернете, воспользовавшись поиском. Предоставляется форма для заполнения бесплатно.
Обозначения, используемые в документе, имеют цифровое и буквенное выражение. Норма труда обозначение либо буквой Я, либо кодом 01. Сами по себе шифры не проставляются. Они должны расшифровываться подтверждающими документами.
Табель содержит сведения о:
- служебных поездках;
- отпуске;
- больничных.
Оплата труда отражается в виде четырех цифр. Если начисляется заработная плата, то проставляется код 2000. При заключении гражданско-правового договора ставится 2010, ухода в отпуск – 2012, а в случае временной нетрудоспособности 2300.
Табель закрывается в последний день месяца. После составления документа утвердить его должен начальник структурного подразделения, кадровая служба. После подписания документ передается бухгалтерам для начисления заработной платы.
Важным моментом является двойное предоставления табеля. Сначала отправляется часть для расчет аванса. Второй документ потребуется по окончании месяца.
После отработки документ необходимо подшить в специальную папку. В конце года она передается в архив на пять лет. При вредной и опасном производстве хранение осуществляется в течение 75 лет.
Прочие критерии обзора
Для правильного заполнения необходимо ориентироваться на образец 0504421 формы, которая используется по ОКУД для учета рабочего времени в бюджетных организациях, а также Т-12 и Т-13 для всех остальных учреждений. Выделяют основные правила, детали и варианты ведения учета.
Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Варианты заполнения
Табель может быть заполнен сплошной регистрацией, когда учитываются явки и неявки сотрудника на работу, а также отражением только нарушений трудового режима (неявка, опоздание). Они отличаются по способу внесения данных в форму Т-13.
В первом варианте верхняя строка служит для внесения специальных кодов. Они указываются для отражения затрат рабочего времени. В нижней части прописывается продолжительность отработанного времени по часам и минутам в соответствии с кодами.
При осуществлении ведения методом сплошной регистрации прописывается фактическая работа лица.
Специальные обозначения (коды) используются в верхней строке при:
- ежегодном оплачиваемом отпуске (ОТ);
- нетрудоспособности по больничном листу (Б);
- отпуске без содержания (ДО);
- исполнении гособязанностей и невыходе на работу в данные период (Г);
- дополнительном отпуске без содержания (ДБ).
При этом нижняя строка остается пустой. Графы 5 и 6 содержат количество дней, которые отработал сотрудник, а нижние строки отражают часы за учетный период. В втором случае в табель вносятся только отклонения работника, к которым относят трудовую деятельность в выходные дни (РВ), опоздания и т.д.
Ведения учета при неявках осуществляется в днях (Б – временная нетрудоспособность, К – командировка). Верхняя строка содержит кодовое обозначение, а нижняя остается пустой.
Бюджетные организации заполняют форму 0504421. Для остальных предприятий предусмотрены бланки Т-12 и Т-13. Они необходимы для учета с помощью турникетов.
Главные детали процедуры
Табель состоит из нескольких страниц:
| Первая страница | Содержит графы, в которые вносятся общие данные. К ним относят наименование организации согласно учредительным документам, структурное подразделение, номер табеля, дата заполнения, период отражения сведений. |
| Вторая и третья | Имеют таблицу для предоставления сведений о часах, который отработал сотрудник. Данные дублируются в личной карточке для исключения ошибок. Также прописывается номер по табелю, который присваивается каждому лицу. |
| Четвертая | Предоставляются сведения о расчетах оплаты труда. Данные вписывает бухгалтерия по окончании отчетного периода. |
Заполнение табеля происходит в первой половине дня. Но если сотрудник работает посменно, то ориентируются на графики смен. Также стоит учитывать отсутствие работника по уважительной причине при невозможности подтвердить ее документально.
Это правило относится к сотрудникам, находящимся на больничном. Ведь лист нетрудоспособности выдается по окончании болезни, в то время как человек будет уже отсутствовать на рабочем месте.
Важно подтвердить все записи распорядительными документами. К ним относят приказы, на основании которых сотрудник отсутствует. Только при их наличии данные могут быть внесены.
Форма АДВ-2 предоставляется в территориальный орган ПФР в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица.
Заполненный образец приказа о поощрении работника можно найти на этой странице.
Основные правила
Выделяют несколько правил составления и заполнения документа об учете рабочего времени:
- Табель предоставляется в единичном экземпляре.
- Заполнение ведется как вручную, так и с помощью компьютера.
- Создание документа входит в обязанности кадровиков, бухгалтеров, начальников отдела в соответствии с приказом.
- Подготовка табеля производится за несколько дней до окончания месяца.
- Титульный лист содержит наименование организации, дату составления бланка.
- Далее размещается таблица учета и все данные о сотрудниках (ФИО, номер дела).
- Для каждого работника прописывается количество отработанных часов.
- Бумага или электронная форма заполняется ежедневно.
- Удаление полей или граф не предусматривается.
- При возникновении форс-мажоров вносятся числовые и буквенные коды.
- После заполнения проставляется подпись начальника учреждения или отдела.
- За подлинность предоставляемых сведений отвечает сотрудник, который ведет табель.
- В бланке т-12 отражается как учет рабочего времени, так и оплата труда.
Нюансы ячеек в форме табеля учета рабочего времени
Необходимо рассмотреть особенности ячеек при заполнении формы Т-12, которая практически идентичная бланку Т-13:
- Верхняя часть документа содержит название учреждения в соответствии с регистрационными документами.
- Далее отражается номер табеля и дата составления.
- Ячейка Отчетный период содержит первое и последнее число месяца.
- В первый столбец первого раздела вносится порядковый номер сотрудника.
- Второй и третий столбец заполняются в соответствии с личной карточкой.
- В четвертой и шестой графе отражаются затраты рабочего времени и количество отработанных часов.
- Пятый и седьмой столбец необходимы для отражения промежуточных результатов за часть месяца в виде дней и часов.
- С 8 по 17 столбец сведения вносятся в конце периода.
- 14 и 16 столбцы содержат сведения о дня и часах.
- Если человек не явился на работу, то в 15 графу вносится кодовое обозначение неявки.
- При наличии выходных и праздничных дней заполняется 17 столбец.
Примеры оформления таблиц
Заполнять бланк можно, указывая все явки и неявки каждый день или отмечая только отсутствие на работе и опоздания. Рассмотреть необходимо первый вариант.
Графы 2 и 3 отражают фамилию, имя, отчество работника и его номер. Далее четвертая графа содержит сведения о невыходе на работу (код, количество часов по факту).
Выделяют основные коды, которые могут вносится в документ:
- при полной отработке дня ставится Я;
- выходные дни обозначаются В;
- в случае отъезда в командировку ставится К;
- при временной нетрудоспособности проставляется Б;
- если сотрудник в отпуске, использовать для отображения необходимо код ОТ.
По окончании месяца подсчитывается количество дней и часов по факту. При этом верхняя часть пятой графы содержит сведения о днях, а нижняя – о часах.
Для расчет зарплаты используются графы 7, 8, 9.
В них вносятся кодовые обозначения:
- оплата труда и командировки прописываются как 2000;
- при нахождении в отпуск используется код 2012;
- в случае нахождения на больничном ставится 2300.
Седьмая графа содержит сведения о оплате труда, а восьмая – счет по данным затратам. Девятая графа отражает количество дней и часов.
Неявки также имеют кодовое выражение.
Необходимо использовать:
- при командировках К;
- нахождении на больничном Б;
- отпуске ОТ.
Сроки хранения
Табель должен храниться определенное количество времени:
| Для чего используют | Срок |
| При подсчете налога на прибыль | По истечении налогового периода в течение четырех лет |
| При ведении первичного бухгалтерского учета | В течение пяти лет после окончания срока учтенной в расходах платы |
| Для начисления взносов в ФСС, ПФР, ФОМС | Шесть лет |
| При учете документации по сотрудникам | Пять лет после составления при нормальных трудовых условиях |
| В течение 50 лет при работе на вредном и опасном производстве |
Нестандартные ситуации
Некоторые ситуации имеют нестандартный характер. В этом случае они отражаются по особенному в табеле учета рабочего времени.
- Работник может заболеть при нахождении в отпуске. Если он предоставляет лист нетрудоспособности после выхода, то в табель в эти дни вносится код Б вместо ОТ. При этом отпуск продлевается. В случае невыхода сотрудника из отпуска в связи с болезнью, ставится НН, что означает невыясненные причины. Когда будет предоставлен больничных лист, кодировка исправляется на Б.
- При наличии праздничных дней в отпускной период, они отмечаются кодом В. Это день не будет считаться оплачиваемым отпускным.
- Если работник не выходит на работу, уходя в отпуск без содержания, то отмечается ДО при предоставлении права по семейным обстоятельствам по разрешению работодателя. В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (свадьба), ставится код ОЗ. При возможности выхода в отпуск на основании коллективного договора, ставится ДБ.
Табель необходим для правильного начисления заработной платы. Поэтому к его заполнению необходимо подходить с особой ответственностью.
Рассказываем, как составить приказ о поощрении по форме Т-11, в этой статье.
Скачать бланк акта о списании объекта основных средств можно здесь.
